Rechnung schreiben leicht gemacht

Autoren an die Steuer! Oh warte. Bevor du deine Einkünfte als nebenberuflich selbstständiger Autor irgendwo angeben oder überhaupt einnehmen kannst, muss eine ordnungsgemäße Rechnung her. Wie du eine korrekte Rechnung erstellst, erkläre ich dir in diesem Artikel. Ich hoffe, nach dem Lesen fällt es dir leicht, eine Rechnung zu schreiben.

Rechnung schreiben leicht gemacht

Rahmenbedingungen für Rechnungsstellung

Zunächst ist wichtig, dass die Rechnung von der Form her korrekt erstellt wird. Auf einer Rechnung werden Leistungen (Buchverkäufe, Lektorate, Gewinnbeteiligungen) abgerechnet. Das Wort “Rechnung” muss nicht auf dem Papier stehen. Auch eine Unterschrift ist nicht erforderlich, aber meistens nett.

Die Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen; Hauptsache ist, dass sich die nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Elemente daraus ergeben.

Die Rechnung muss übrigens gemäß § 239 HGB und nach § 87 AO in einer lebenden Sprache verfasst werden. Weder Klingonisch noch Latein sind zulässig.

Rechnungen müssen auf Papier erstellt werden. Wenn der Empfänger dem zustimmt, darf die Rechnung beispielsweise als .pdf-Datei elektronisch versendet werden.

Arbeitest du im B2B-Bereich, musst du die Rechnung spätestens ein halbes Jahr nach Leistungserbringung ausstellen. Generell solltest du aber, auch für den Verwaltungsaufwand und die Kontrolle über deinen Kontostand, Rechnungen immer sehr zeitnah erstellen und versenden.

 

Feste Pflichtangaben auf einer ordnungsgemäßen Rechnung

Wie eine ordnungsgemäße Rechnung auszusehen hat, ist in § 14 Abs. 4 UStG geregelt. Die folgenden Paragraphen bis ca. § 14c UStG regeln, was im Fall einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung zu tun ist. Dazu aber ein andern Mal mehr.Für dich als kleinunternehmender Autor ist die Rechnungsstellung ein wenig einfacher, als es dieser sehr ausführliche Absatz aus dem Umsatzsteuergesetz vermuten lässt.

Auf einer Rechnung sollten folgende Angaben enthalten sein:

Deinen vollständigen Namen (Klarname, nicht Pseudonym!) und die Anschrift. Bei Rechnungen über 150,00 € müssen auch diese Daten vollständig vom Rechnungsempfänger vorhanden sein.
Deine Steuernummer oder die USt-ID-Nr müssen sich ebenfalls auf der Rechnung befinden.
Dazu kommt das Ausstellungsdatum der Rechnung, das sich nicht in der Rechnungsnummer wiederfinden muss, aber darf.

Bastel dir am besten eine Rechnungsvorlage, die diese Angaben enthält, und verwende sie immer wieder.

Übrigens: Wenn du eine Gutschrift ausstellst, also eine Rückwärts-Rechnung und somit eine Zahlungsverpflichtung an dich selbst erzeugst, muss das Wort “Gutschrift” auf dem Dokument stehen.

 

 

Eigene Nummernkreise für die Rechnungsnummer erfinden

(4) Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), […]

Die Rechnungsnummer muss eine fortlaufende Zahl sein, die nicht noch einmal vorkommt. Du kannst deine Rechnungsnummern also wie folgt benennen:

20180201.001
20180201.002
20180201.003

bei mehreren Rechnungen am Tag ist das beispielsweise sinnvoll.

Du kannst aber auch einfach pro Kalendertag eine Rechnung ausstellen, wenn du als Kleinunternehmer eh nicht so viel mit Rechnungen am Hut hast:

20180201
20180202
20180203

Ganz klassisch kann deine Rechnungsnummer aber auch fortlaufend bei Null beginnen:

00001
00002
00003
00004

In all diesen drei Beispielen sieht der Kunde durch die Rechnungsnummer aber, wie viele Rechnungen du erstellt hast und kann sich ein Bild von deinen Kunden und Aufträgen machen.

Willst du dazu Anonymität haben, kannst du die Rechnungsnummer auch aus verschiedenen Bestandteilen zusammensetzen. Du kannst beispielsweise mit der Monats- und Jahreszahl beginnen, die Ziffer des Anfangsbuchstaben des Kunden aus dem Alphabet anstellen und dann durchnummerieren. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Dann könnte die Rechnungsnummer wie folgt aussehen:

18020111 für den ersten Kunden (mit “K” am Anfang) im Februar 2018
18020201 für den zweiten Kunden (mit “A” am Anfang) im Februar 2018
18020326 für den dritten Kunden (mit “Z” am Anfang) im Februar 2018

So werden die Zahlen mit jeder neuen Rechnung größer, haben aber eine “Lücke“, da sie nicht aus Zahlen bestehen, deren Abstand zueinander 1 ist.

Wichtig ist, dass die Rechnungsnummer einmalig ist und fortlaufend verständlich ist. Das Finanzamt würde bei diesem Beispiel fragen, wo die Rechnung 180204?? ist, wenn es eine Rechnung 18020518 gegegen hat. Es wird nicht nach 18020519 oder 18020517 gefragt, keine Sorge! Das Finanzamt kennt sich mit separaten Nummernkreisen aus.

 

Variable Pflichtangaben auf der Rechnung

Natürlich sieht nicht jede Rechnung gleich aus.

Neben dem festen Kopf und der variablen, fortlaufenden Rechnungsnummer musst du folgende Angaben machen:

Was hast du verkauft / geleistet? Schreibe die Menge der verkauften Bücher oder anderer Gegenstände auf und nenne den Titel und den Einzel- sowie den Gesamtpreis. Bei Dienstleistungen ist es wichtig, dass du nicht nur die Art der Leistung, sondern auch den Umfang abgibst. Es muss ersichtlich sein, wonach du abrechnest. Verwende dafür handelsübliche Bezeichnungen wie Stück, Pack, Stunde, Wörter, Normseiten oder was auch immer du in Rechnung stellst.

Wann war der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung? Besonders bei Dienstleistungen mit Frist ist es schwierig zu sagen, wann genau die Leistung erfolgt ist. Die gute Nachricht: Mit einem feststehenden Satz wie “Lieferungszeitraum war der Monat Mai” bist du auf der sicheren Seite. Ich selbst arbeite auf allen Rechnungen mit dem Monat als Leistungszeitraum, bis auf einen Auftraggeber, den ich nach Kalenderwochen abrechne.

Dann brauchst du nur noch einen Hinweis auf deine Kleinunternehmereigenschaft nach § 19 UStG und die damit verbundene nicht ausgestellte Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer, und die Rechnung ist laut Gesetz ordnungsgemäß.

Aber bedenke: Wenn du eine Zahlungsfrist angibst, bist du auf der richtigen Seite. Das Mahnverfahren für Privatpersonen kann erst laufen, nachdem du ausdrücklich auf die Zahlungsfrist hingewiesen hast. Im B2B-Bereich gerät man in Zahlungsverzug, sobald 30 Tage um sind. Du tust dir selbst und deinen Kunden etwas Gutes, wenn du Frist und Kontodaten gleich mit auf der Rechnung angibst.

 

Das war’s soweit. Das verlangt § 14 Abs. 4 von uns kleinunternehmenden Autoren, wenn wir Rechnungen ausstellen. Hast du Fragen, Kritik, Lob oder Anregungen, pack diese in die Kommentare unter dem Beitrag.

 


kia_kahawa

Schreib’ mir gerne einen Kommentar oder eine Mail an autorenandiesteuer [at] achetats.com. Ich bin offen für Fragen, Kritik, Anregungen und natürlich auch für Lob.

An diesem Artikel über Rechnung schreiben leicht gemacht und an “Autoren an die Steuer” verdiene ich bisher keinen Cent. Ich würde mich sehr freuen, wenn du mir bei Patreon einen Dollar (derzeit 93 Cent in etwa) spenden würdest. Ich hoffe, dich dort in der Patron-Community begrüßen zu dürfen und dass dir die Artikel der Serie “Autoren an die Steuer” mindestens etwas weniger als einen Euro wert sind. Dazu erhältst du auch Zugriff auf vorgelesene Kurzgeschichten, Podcasts und sonstige exklusive Inhalte. Die Chance, ein signiertes Exemplar eines meiner Bücher zu bekommen, hast du übrigens auch.

http://patreon.com/kiakahawa

Jedenfalls: Lass’ mir einen Kommentar da und lass’ mich wissen, was dich noch interessiert 😉

Die Artikel aus der Reihe “Autoren an der Steuer” wurden nicht von einem Steuerberater verfasst und ersetzen keine professionelle Beratung. Für individuelle Beratung suche bitte einen Steuerberater auf. Mein Ziel ist es lediglich, allgemeine Informationen auf dem Gebiet der Steuern für meine Leser bereitzustellen und insbesondere Autoren Hilfen zur Orientierung an die Hand zu geben. Alle Angaben ohne Gewähr.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Willst du up to date bleiben?



Abonniere den Newsletter und werde über jeden neuen Beitrag auf kiakahawa.de informiert.

Manchmal buggt dieses Formular! Nutze statt dessen diese Seite: Newsletter.