Kennst du Trello? Meisterst du schon deine Projektplanung?

Wenn du eine oder beide dieser Fragen mit „ja“ oder mit „nein“ beantwortest, ist dieser Artikel genau das Richtige für dich.

Trello ist ein äußerst beliebtes Tool, um Projekte, ob groß oder klein, zu planen. Das geht im Team, das geht allein, es geht mit vielen Boards oder mit nur einem.

Ein Board, das ist eine Art Pool für zusammengehörende Listen. Auf jeder Liste befindet sich eine Karte, und diese Karten können eine Menge. Einer Karte kannst du ein Mitglied hinzufügen, das dafür zuständig ist, eine Frist, ein buntes Label, Prioritäten, Checklisten, Anhänge, Kommentare – perfekt für jede Art der Projektplanung.

Aber ich habe mit Trello einfach nur so angefangen. Und bis heute (wörtlich: bis gestern!) vieles falsch gemacht.

 

Trello falsch nutzen

So nutzt du Trello falsch:

  • Organisiere deine Listen in den Kategorien, die deiner Arbeit am ehesten entsprechen. Eine Liste für Schriftstellerei, eine Liste für Kundenarbeit, eine für persönliche Prioritäten.
  • Erstelle für jede Idee eine Karte und schmeiß sie einfach in die thematisch passende Liste.
  • Nutze Trello, um ein Bullet Journal oder einen Kalender abzutippen oder nutze Trello, um dein handschriftliches Planungstool zu digitalisieren und zu archivieren.
  • Nutze farbige Labels für Prioritäten, statt die Prioritäten-Funktion zu verwenden.
  • Vergib Fristen nicht nach der Fälligkeit, sondern nach deiner tatsächlichen Zeitplanung.
  • Nimm dir total viel vor und verzichte darauf, eine Übersicht über deine Trello-Karten zu gewinnen.

Mein Bullet Journal war ein handschriftliches Trello-Protokoll und zugleich die Planungsübersicht über Trello. So soll das nicht sein. Das Bullet Journal hat eigentlich einen anderen Zweck – doch der würde den Rahmen dieses Artikels jetzt sprengen.

Ich habe Trello als Brain Dump verwendet, Labels falsch verwendet und die für mich als Todsünde angesehene Angewohnheit umgesetzt, meine einzelnen Tage zu planen. Nichts deprimiert mich mehr, als wenn ich heute schon exakt weiß, was ich morgen mache – mit Aufgabe, Reihenfolge, Pausenzeiten und allem drum und dran. Trello kann dir einen Pool von Aufgaben zeigen, der diese Woche fällig ist. Und du kannst dann Cherry Picking betreiben: Mach immer die Aufgaben, auf die du am meisten Lust hast – natürlich erst, nachdem du den Frosch gegessen hast 😉

 

Trello richtig nutzen

Listen wollen richtig genutzt werden. Ich benenne meine Listen inzwischen nach dem Zeitpunkt, zu dem Aufgaben fällig sind. Es gibt die Listen „diesen Monat fällig“, „diese Woche fällig“ und „Heute To Do“. Für meine Erfolgskontrolle und die Gewissheit, etwas geschafft zu haben, gibt es noch die Liste „Fertig“.

Eine weitere Verbesserung, die ich in meiner Trello Projektplanung vorgenommen habe, ist, dass Fristen nicht mehr dann fällig sind, wenn ich mir vornehme, die Aufgabe zu erledigen (Aufgabe A am Montag, Aufgabe B am Dienstag, Aufgabe C am Mittwoch …), sondern dann, wenn sie laut meiner internen Vorfrist wirklich fertig sein müssen. (Aufgabe A bis Freitag, Aufgabe B bis Freitag, Aufgabe C bis Sonntag …). Somit habe ich mehr ein „Buffet-Gefühl“ als einen exakten Speiseplan 😀

Mein Trello schiebt mir Karten je nach Fälligkeitsdatum automatisch in die entsprechenden Listen. Wenn ich mich also morgens an den PC setze und anfange zu arbeiten, habe ich immer die 100%ige Gewissheit, dass mir Trello schon sagen wird, was ich heute tun muss. Wenn ich heute nichts tun muss, suche ich mir etwas aus der Diese-Woche-Liste aus. Ein sehr schönes und freies Gefühl! So darf auch Unvorhergesehenes in meinen Arbeitsalltag treten, und wenn mal etwas länger dauert – kein Ding!

Was ich dir noch ans Herz legen kann, ist die Ideen-Karte. Ich habe in den letzten Jahren jeder Idee eine Karte gegeben und sie in die Listen geschmissen. Jetzt habe ich eine einzige Karte. Diese Karte hat Checklisten (Artikelideen, Buchideen, Bildungsvorhaben…), und jeder Checklistenpunkt ist eine Idee. Zu meiner monatlichen Routine gehört, diese Liste ein Mal im Monat zu ergänzen, auszumisten oder (wenn ich Zeit habe) mir eine der Ideen rauszupicken und sie in eine Aufgabe oder ein Projekt umzuwandeln.

 

So habe ich mich wieder in Trello verliebt

Trello Business ist super, aber natürlich nicht perfekt. Überprüfe unbedingt, ob Trello Gold für deine Zwecke ausreicht, das ist günstiger als Trello Business.

Eine kostenpflichtige Trello-Erweiterung kann Plug-Ins an deine Boards anheften. Diese Plug-Ins halte ich für sehr sinnvoll:

Checklisten (automatisch)

Eine Checkliste ist super, aber noch besser ist sie, wenn die einzelnen Punkte auch Fristen und Zuständigkeiten haben. Ich kann meinen Checklisten User und Fristen zuordnen. Somit hat der gesamte Auto(r)preneur-Podcast 2021 nur eine einzige Karte – und nicht eine Karte pro Folge.

OneDrive

Jetzt kannst du über Trello direkt auf deine Cloud bei OneDrive zugreifen und nicht nur 200-MB-Dateien an eine Karte heften, sondern auch gigabytes große Dateien. Diese müssen außerdem nicht bei Trello hochgeladen werden, sondern sind einfach automatisch da – weil sie ja bei OneDrive liegen.

Butler

Trellos Butler kann alles. Butler kann eigene Buttons hinzufügen, du kannst also benutzerdefinierte kleine Funktionen „programmieren“, aber du kannst auch Autmatismen erstellen. Zum Beispiel: „Immer, wenn ich eine Karte in die Liste ‚Fertig‘ verschiebe, markiere die Frist als erledigt, entferne mich von der Karte und füge den Sticker mit der Blume hinzu“. Oder: „Wenn eine Karte in drei Tagen fällig ist, schick mir eine E-Mail mit dem Inhalt X“ – ja, Butler kann auch E-Mails schicken!

Und weißt du, was noch cool ist? Du kannst auch Ausgänge und Eingänge programmieren. Ich habe eine Liste, die heißt „An Assistenz“. Und wenn ich da eine Karte reinschiebe, dann verschwindet sie von meinem Board. Und erscheint bei meiner Assistentin im Board in der Liste „Neue Aufgabe von Kia“ – samt E-Mail-Reminder und automatischer Rückmelde-Frist. Andersrum kann meine Assistenz das auch. Sie schickt eine Karte durch ihre „Ich brauche Hilfe“-Liste in mein Board. Da kommt es über die „Sand im Getriebe“-Liste bei mir an, kriegt automatisch ein fettes rotes Ausrufezeichen und landet am nächsten Werktag in meiner Heute-To-Do-Liste. Cool, oder?

Zurückstellen

Das Plug-In „Zurückstellen“ nutzt das Archiv, und das ist sehr cool. Eine Aufgabe, die erst im August 2021 fällig ist, habe ich im Januar einfach auf „Zurückstellen bis 10.07.2021“ gestellt, und Mitte Juli werde ich dann informiert, dass innerhalb der nächsten 30 Tage diese Aufgabe auf mich zukommen wird.

Wiederholen

Das Archiv ist total toll, also nutze ich es auch mit diesem Plug-In. Wiederholende Aufgaben will ich nicht immer neu erstellen. Ich sage ein einziges Mal: „Buchhaltung erledigen“, und diese Karte wird mir alle 14 Tage neu vorgelegt. In Kombination mit dem Butler habe ich eine Liste erstellt, die „regelmäßig“ heißt. Karten, die von dem Wiederholen-Plug-in hier reingeladen werden, erhalten automatisch eine Frist in 15 Tagen – und der Trello Butler zieht sich die natürlich automatisch in die „Diesen Monat“-Liste rein.

 

Was ich mit Trello nicht mache

Zeit-Tracking gefällt mir bei Trello nicht. Ich habe dazu das Plug-In „Chronos“ ausprobiert – grundsätzlich cool, aber nicht das Richtige für mich. Wenn du mit Kund*innen arbeitest und / oder deine Zeit genau tracken und analysieren möchtest, ist Toggl das bessere Tool. Ich tracke meine Arbeitszeit aktiv, indem ich bei Toggl Projekte und Kund*innen anlege und kann somit auch im Nachhinein schauen, welcher Aufgabentyp wie viel Zeit in Anspruch genommen hat.

Auch Redaktionspläne sind bei mir nicht durch Trello obsolet geworden. Ich bin ein zu großer Tabellenfan und vielleicht auch ein bisschen zu kontrollfanatisch, um mich von den geliebten Spalten und Zeilen zu trennen. Die Redaktionspläne für meine Kundenaufträge, für den Auto(r)preneur-Podcast und für das Buchensemble bleiben weiterhin in Excel und excelähnlichen Web-Apps – und hänge sie für die Übersichtlichkeit an die entsprechende Trello-Karte dran.

 

Du und Trello, wie sieht’s aus?

Das war eine Menge Zeug. Mehr als ein Anfänger-Artikel und mehr als ein Erfahrungsbericht. Ich mag diese Art von Artikel (und dazugehörigem Podcast) sehr gerne. Und ich mag Trello!

Wie sieht’s bei dir aus? Nutzt du Trello? Oder hast du dich in Asana oder Microsoft Teams eingenistet? Wie meisterst du deine Projektplanung? Erzähl uns in den Kommentaren davon!

Alles Liebe,

Kia



 

Der Auto(r)preneur-Podcast:

Jeden Monat am 10., 20. und 30. veröffentliche ich eine neue Episode des Auto(r)preneur-Podcasts. Ich spreche über meine persönlichen Erfahrungen und Erkenntnisse, die mit wichtigen Business-Themen zu tun haben, die für buchnahe Selbstständige relevant sein könnten. Bei Auto(r)preneur wirst du nicht mit Weisheit überschüttet, sondern sitzt mit mir im selben Boot.

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