Wie ihr sicherlich in den letzten Tagen und Wochen mitbekommen habt, bin ich eine Werbekooperation mit Lexoffice eingegangen. Warum? Ganz einfach: Weil ich seit Excel für meine Buchhaltung nicht mehr ausreicht, mit Lexoffice arbeite. Aber Lexoffice ist weder ein reines Buchhaltungsprogramm, noch möchte ich es in den Himmel loben. In diesem Artikel erfahrt ihr, was Lexoffice kann, ob es sich für euch lohnt und wo ich Schwächen sehe.

So, du bist also bei Lexoffice …

Seit 2018 schon bin ich bei Lexoffice Kundin. Ende 2018 war so etwa der Zeitpunkt, an dem ich gemerkt habe, dass meine zu 2011 begonnene Selbstständigkeit, die seit 2017 eine hauptberufliche ist, allmählich mit Sinn, Ordnung und Verstand geführt werden muss. Ich kann nicht auf der einen Seite mit „Autoren an die Steuer“ die „Steuer-Tante der Buch-Bubble“ sein und euch erklären, wie man ordnungsgemäße Rechnungen schreibt, während ich selbst mit Word-Vorlagen und PDF-Druck, Excel-Tabellen und co. arbeite – was alles nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Zudem war absehbar, dass ich meine Selbstständigkeit ausbauen möchte, sie also keinesfalls einfacher wird. Wenn du selbst selbstständig bist, glaub mir: Es wird immer komplizierter, nicht zuletzt wegen der sich ständig ändernden Gesetze. Da hilft Lexoffice gegen.

 

Eine kurze Einführung in die Hintergründe: Die Haufe Group

Lexoffice ist kein einzeln stehendes Ding auf dem Markt. Lexoffice, oder eher gesagt: Lexware, gehört zur Haufe Group GmbH, einem Unternehmen, das es seit 1951 gibt.

Aus meiner Ausbildung zur Steuerfachangestellten kenne ich Haufe vor allem als Akademie, bei der ich E-Learnings und Lehrgänge gemacht habe und in die Arbeit von Personalern reingeschnuppert habe.

Zu Haufe gehört Lexware, und Lexware bringt Lexoffice raus, daneben aber auch Smartsteuer, Quicksteuer, TAXMAN, Lexware Lohn und Gehalt und vieles Weiteres.

 

Dashboard-Mitteilungen

Wusstest du, dass Anlagen wie Computer für 2021 nicht mehr drei, sondern ein Jahr abgeschrieben werden? Und dass jetzt plötzlich neben der linearen Abschreibung auch die degressive Abschreibung wieder möglich ist? Für mich reicht da eine kurze Push-Benachrichtigung und ich weiß, was Sache ist. Wer sich aber nicht zufälligerweise zwei Jahre in Vollzeit in der Steuerberaterkanzlei aufgehalten hat wie ich, wird an dieser Stelle womöglich anfangen zu recherchieren. Das nimmt dir Lexoffice ab. Im Dashboard ploppt eine Meldung auf: „Ihre Anlagegüter wurden überprüft! Es wurden keine Anlagegüter ermittelt, die degressiv abgeschrieben werden können.“ Klasse.

Oder letztes Jahr: Erinnert ihr euch daran, dass die Mehrwertsteuer plötzlich von 19 % auf 16 % und der ermäßigte Steuersatz von 7 % auf 5 % gesunken ist? Dank Lexoffice muss ich keine Rechnungsvorlagen anpassen. Ich muss nicht einmal nachdenken. Wenn ich einen Beleg erfasse, sei es eingescannte Quittung vom Buchversand von der Poststelle, eine Rechnung oder ein Angebot: Eine Meldung ploppt auf und sagt mir, dass im gewählten Zeitraum (01.07.2020 bis 31.12.2021) der reduzierte Mehrwertsteuersatz gilt und rechnet ihn automatisch auf meine zuvor angelegten Produkte und Dienstleistungen an.

Ach so, und bei Anträgen rund um die Corona-Soforthilfe war mir Lexoffice ebenfalls eine Hilfe. Zwar bin ich nicht für Überbrückungsmaßnahmen oder die „November-Hilfe“ qualifiziert und muss von meinen 3.000 Euro Corona-Soforthilfe vom März 2020 bis heute alle Umsatzeinbußen irgendwie abdecken, aber dafür habe ich mir jede Menge Zeit und Haareraufen gespart.

 

Einnahme-Überschuss-Rechnung mit Lexoffice

Aber Lexoffice ist natürlich mehr als nur ein Dashboard, das dir aktuelle und sinnvolle Sachen zeigt und für dich umsetzt, sofern sie möglich sind. Lexoffice zeigt dir in einer schönen Grafik die Einnahmen und Ausgaben im Verlauf des Jahres an. Ich kann diese sogar miteinander vergleichen und mir ansehen, wie sich Einnahmen und Ausgaben pro Monat pro Jahr entwickeln. Daraus hat sich für mich beispielsweise folgende Erkenntnis gegeben: Im Dezember sind meine Umsätze immer sehr hoch, neben dem Oktober sogar am höchsten. In den Monaten Januar und Februar spiele ich finanziell oft um die Null herum. Saison-Sachen herausfinden anhand von meinen eigenen, in der Buchhaltung eingegebenen Zahlen: Find ich super!

Doch damit nicht genug! Wir alle wissen doch: Nerds lieben Listen! Und davon bietet mir Lexoffice auch jede Menge. Ich liebe sie. Mit nur zwei Klicks gelange ich in die Ansicht „Einnahme-Überschuss-Rechnung“.

Da kann ich mir ansehen, wie sich meine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufschlüsseln und welches Ergebnis unterm Strich übrigbleibt. Die Betriebsausgaben sind dabei so sortiert, dass sie exakt in die Einnahme-Überschuss-Rechnung passen: Und zwar von den Zeilen her von oben nach unten samt Angabe, wenn ich auf „Amtliche EÜR“ umschalte.

Ich könnte mir diese Liste also einfach ausdrucken und in das Formular „Anlage EÜR“ eintippen. Könnte. Denn Lexoffice hat eine Anbindung zu ELSTER Online und zu Smartsteuer und überträgt die Daten einfach selbst, ohne dass ich etwas abtippen darf – ähhh, muss.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung

Nach diesem Prinzip funktioniert übrigens auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Auf dem Dashboard steht, wie viel Umsatzsteuer im aktuellen Zeitraum anfällt, ich klicke drauf, prüfe die Zahlen und klicke auf „Übermitteln“. Die Daten landen beim Finanzamt, es wird ein Beleg erzeugt, den ich sofort ordnungsgemäß in der Buchführung hinterlege, und mit einem Klick auf „Bezahlen“ kann ich sogar von Lexoffice aus meine Rechnung bezahlen – wenn ich das Finanzamt samt Kontodaten als „Lieferanten“ angelegt habe.

Auf der Grafik oben siehst du meine aktuelle Umsatzsteuerzahllast und den ausgegrauten „Übermitteln“-Button (Stand: 02. April 2021, ich habe soeben die Umsatzsteuervoranmeldung für das erste Quartal abgesendet). So, nur mit deutlich größeren Zahlen, sollte das dann auch bei dir am Ende deines jeweiligen Voranmeldezeitraums aussehen.

 

Der Kundenmanager

Übrigens hat Lexoffice noch eine Funktion, die mein persönliches Highlight ist. Eine Kundenkartei hat Lexoffice nämlich auch noch! Weil ich den Lexoffice Kundenmanager ausführlich zeigen und dieses zusätzlich zu bezahlende Add-On separat behandeln möchte, schreibe ich einen separaten Artikel über den Kundenmanager.

 

Was mir an Lexoffice nicht gefällt

Ich bin tatsächlich kein Fan von allem, was „benutzerfreundlich“ ist. Es wird alles vereinfacht, klar, und irgendwo verstehe ich die Unternehmen, wenn sie ihre Software für jedermann und jederfrau zugänglich machen möchte. Aber: Man kann keine Konten anlegen. Das ist benutzerfreundlich, weil du dir nicht einfach irgendwelche Konten ausdenken und falsch anlegen kannst. Denn die Buchhaltungs-Konten sind nach den so genannten „Standard-Kontenrahmen“, den SKR 03 oder SKR 04 (ich nutze SKR 04, habe aber beide Kontenrahmen in der Kanzlei gelernt) geordnet. Irgendwo sinnvoll, aber ich als Buchhaltungs-, Listen- und Graphen-Nerd möchte meine Einnahmen gern aufteilen. Ich hätte gern die Möglichkeit, Unterkonten für verschiedene Geschäftszweige anzulegen. So könnte ich in meiner Betriebswirtschaftlichen Auswertung anschauen, wie viele Einnahmen ich durch Buchsatz, Lektorat, Korrektorat, Texterei, Schriftstellerei etc. hatte. So wie es jetzt ist, müsste ich mir das selbst aus den Buchhaltungsdaten ziehen – was bei meinem wachsenden Geschäft sehr aufwendig ist.

Außerdem gilt ein Lexoffice-Account nur für eine Steuernummer. Das lässt mich momentan mit den Zähnen knirschen, denn Autor*innen haben oft das Problem, dass sie einer gemischten Tätigkeit nachgehen. Gewerbe hier, Freiberuf da. Also in der Steuererklärung eine Anlage S und eine Anlage G. Warum, darüber habe ich schon einmal einen Artikel geschrieben: „Die gemischte Tätigkeit“. Ich habe jetzt eine Steuernummer für das Gewerbe und eine für die Freiberuflichkeit. Wenn ich nun zwei Lexoffice-Accounts brauche, wie läuft dann die Anbindung an Elster? Zwei Mal Lexoffice mit einem Elster-Zertifikat? Und wie sorge ich dafür, dass die Übersichtlichkeit nicht verloren geht, wenn ich ein Geschäftskonto in zwei Lexoffice-Konten anbinde? Muss ich die Buchhaltung dann doppelt (also nicht normal-doppelt, sondern doppelt-doppelt) machen? Wie vermeide ich, dass ich irgendwas doppelt buche? Kann ich dann noch Belege aufteilen? Brauche ich zwei Geschäftskonten? Ich würde gerade ehrlich gesagt am liebsten die Freiberuflichkeit hinschmeißen und freiwillig Gewerbesteuer zahlen, damit ich mir das nicht geben muss.

Der dritte Manko, den ich anmerken möchte, ist, dass der wunderschön wellige Einnahmen- und Ausgaben-Graph vom Dashboard nur für das aktuelle Jahr und das Vorjahr angezeigt wird. Ich habe noch nicht gerausgefunden, wie ich ihn mir für 2019, 2018 und die Vorjahre anzeigen lassen kann. Ich liebe Zahlen, und ich liebe es, wenn Zahlen Graphen erzeugen und ich sie interpretieren kann. Gebt mir mehr Liebe, Lexoffice!

 

Mein Fazit zu Lexoffice

Ich bleibe dabei: Lexoffice ist meine Heldin. Mit Lexoffice erledige ich meine Buchhaltung und weiß, dass das jede*r noch so buchhaltungsverdrossene Anfänger auch kann. Aber ich werde als Steuerprofi nicht eingeschränkt. Es gibt die Kontenübersicht, es gibt die betriebswirtschaftliche Auswertung und weitere schlaue Sachen, die für dich als Neuling nicht wichtig, für Neugierige aber umso interessanter sind. Ich nutze Lexoffice, um täglich auf meine Konten zu schauen, ohne mich überall mit Passwort, PIN, mTAN und Fingerabdruck einzuloggen.

Ich nutze Lexoffice, um Angebote und Rechnungen zu schreiben, um mir Notizen zu Kund*innen und deren Projekte zu machen, und meine Assistentin hat auch einen Zugang zu Lexoffice. Hier könnte sie mir Arbeit abnehmen, wenn ich sie nicht aus Buchhaltungsnerdigkeit und Spaß an der Freude alle selbst machen würde. Aber zumindest im Urlaub weiß ich, dass mein Betrieb weiterläuft.

Insgesamt gibt mir Lexoffice eine Sicherheit und einen Luxus, den ich mir immer gewünscht habe. Und zugleich ist das Preismodell klasse. Mein Fazit: Holt euch Lexoffice! Derzeit könnt ihr das einfach mal 30 Tage kostenlos testen: Registriere dich einfach über diesen Link bei Lexoffice und dir wird kein Cent in Rechnung gestellt. Einfach nur so. Anmelden, reinschnuppern, ausprobieren. Cool, oder?

Alles Liebe,

Kia



Die Artikel aus der Reihe “Autoren an der Steuer” und dieser Artikel über die Steuer-Neuheiten 2021 wurden nicht von einem Steuerberater verfasst und ersetzen keine professionelle Beratung. Für individuelle Beratung suche bitte einen Steuerberater auf. Mein Ziel ist es lediglich, allgemeine Informationen auf dem Gebiet der Steuern für meine Leser*innen bereitzustellen und insbesondere Autor*innen und Kreativen Hilfen zur Orientierung an die Hand zu geben. Alle Angaben ohne Gewähr. Beachte das Datum der Veröffentlichung dieses Artikels – Steuergesetze können sich jährlich ändern!

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