In diesem Artikel möchte ich mich dem Thema Buchhaltung widmen. Sie ist elementar wichtig für all jene, die in irgendeiner Form Steuern abgeben müssen. Und Buchhaltung ist dabei nicht gleich Buchhaltung – zumindest nicht, wenn man den Begriff so verwendet, wie er im Volksmund gebraucht wird. Daher erkläre ich dir in diesem Artikel die Aufgabe und die Definition der Buchhaltung (und Buchführung).

 

Das Ziel der Buchhaltung

Das Ziel der Buchhaltung ist es, lückenlos darzustellen, wann welche Geschäftsvorfälle welche steuerlichen Änderungen erzeugt haben.

Ein Geschäftsvorfall ist alles, was irgendetwas an der Bilanz verändert:

  • Einnahmen und Ausgaben, die auf dem Bankkonto eingehen,
  • Veränderungen in der Kasse,
  • der Transfer von Geld von einem Konto auf das andere,
  • anteilige Abnutzung von langfristig nutzbaren Wirtschaftsgütern wie etwa ein Schreibtisch oder
  • Pauschalen wie der Verpflegungsmehraufwand oder
  • unentgeltliche Wertabgaben.

Wenn du von den Begriffen nicht alle kennst und nicht alles verstanden hast, ist das kein Problem. Denn zunächst lass mich dir erklären, was eine Bilanz ist.

 

Die Bilanz

Im Rechnungswesen beginnt jedes Geschäftsjahr mit einer Eröffnungsbilanz und endet mit einer Abschlussbilanz. Die Bilanz ist die Aufstellung vom gesamten Betriebsvermögen. Also im Grunde eine Momentaufnahme von allem, was ein Unternehmen hat und schuldet.

In einer Bilanz werden auf der linken Seite Aktiva aufgeführt, auf der rechten befinden sich Passiva. Auf der linken Seite, das ist die „Soll-Seite“, steht sowas wie Kassenbestand (= Geld, das mir gehört), Anlagevermögen (= In Form von wertvollen Wirtschaftsgütern angelegtess Geld, das mir gehört) und Forderungen (= Noch nicht an mich gezahlte Entgelte, die mir aber zustehen und somit mir gehören).

Auf der rechten Seite, der „Haben“-Seite, stehen die Passiva. Das sind zum einen die Verbindlichkeiten, also alles an Schulden, die die Aktiva-Seite mindern (würden).

Die Differenz zwischen Aktiva und Verbindlichkeiten nennt sich Eigenkapital. Das ist der Wert des Unternehmens. Es gibt noch viel mehr zu Bilanzen zu sagen, aber an dieser Stelle soll es erstmal reichen.

Es geht bei einer Bilanz also vorrangig darum herauszufinden, wie viel Gewinn erwirtschaftet wurde, indem der so genannte Betriebsvermögensvergleich vorgenommen wird. Der steuerliche Gewinn ist dabei der Unterschiedsbetrag zwischen dem Eigenkapital des vorangegangenen Geschäftsjahres und dem des jetzigen Geschäftsjahres. Die Betriebsvermögen werden verglichen.

Für Freiberufler und 4-3-Rechner, pauschal sind das all jene, die einen Umsatz von weniger als 600.000 Euro pro Jahr oder weniger als 60.000 Euro Gewinn erzielen, gilt die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG. Daher kommt der Name „4-3-Rechner“. Die Steuerwelt teilt sich im Bezug auf die Gewinnermittlungsarten also vorrangig in 4-3-Rechner (Einnahme-Überschuss-Rechnungs-Ersteller) und in Bilanzierer (Betriebsvermögensvergleich-Ersteller) auf. Das sind die primären Gewinnermittlungsarten, um die sich Selbstständige und Gewerbetreibende stützen.

 

Definition „Buchhaltung“ und „Buchführung“

Unter „Buchhaltung“ verstehen viele Freiberufler und Kleingewerbetreibende eine Excel-Tabelle, in der sie aufschreiben, wann sie was wie ausgegeben haben.

Angestellte verstehen unter Buchhaltung die Art und Weise, wie sie ihre Werbungskosten, Vorsorgeaufwendungen und Lohnsteuerbescheide einsortieren, auflisten und am Anfang des Jahres in die Steuererklärung eingeben und abschicken.

Große Unternehmen verstehen unter Buchhaltung eine ganze Abteilung, in der sich um die steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungspflichten, das Bezahlen von Rechnungen und die Analyse von Zahlen gekümmert wird.

Die Buchhaltung, wie sie im Steuer- und Handelsrecht aber vorkommt und die auch in einer Buchhaltungssoftware wie Lexoffice angewendet wird, ist die so genannte doppelte Buchführung. Buchführung und Buchhaltung werden oft synonym verwendet, aber im Grunde geht es bei „Autoren an die Steuer“ immer nur um Buchführung. Bei der doppelten Buchführung taucht jeder Geschäftsvorfall immer an mindestens zwei Stellen in der Buchführung auf.

Dafür gibt es so genannte Konten. Buchführungskonten können zum Beispiel so etwas sein wie „Bank“, aber auch etwas wie „Büroausstattung“. Wenn du beispielsweise 14,99 Euro „Bank an Büroausstattung“ buchst, heißt das, von der Bank gehen 414,99 Euro weg und an das Konto „Büroausstattung“ gehen 414,99 Euro. („Bank an Büroausstattung“ ist übrigens ein so genannter Buchungssatz.) Denn nur weil dein Geld von der Bank weg ist, ist es immer noch in deinem Betriebsvermögen enthalten: In Form von dem Regal, das du für 414,99 Euro gekauft hast zum Beispiel.

An dieser Stelle können sich jetzt die Geister scheiden. Entweder du nimmst das, was du gerade erfahren hast, als Grundlage und steigst tief in das Thema Rechnungswesen und die Logik verschiedener Buchungssätze ein, oder du hast die Grundlagen verstanden und liest demnächst meinen Folgeartikel „Buchführung für Autor*innen“ (25. Mai 2021), in dem ich dir ganz praktisch erkläre, wann du zur Buchführung verpflichtet bist, wie das in der Theorie speziell für Autor*innen aussieht und was du in der Praxis dann tatsächlich machen musst.

In diesem Artikel wollte ich dir lediglich die Begrifflichkeiten und das „Warum“ der Buchhaltung beziehungsweise Buchführung erklären.

Da das jetzt ganz schön viele (und eher trockene) Infos waren, habe ich ein kleines Quiz für dich, um dein Wissen zu verfestigen.

Was ist ein Geschäftsvorfall?

Warum gibt es die Buchhaltung?

Was ist ein 4-3-Rechner?

Was ist ein Betriebsvermögensvergleich?

Wer muss eine Bilanz anfertigen?

Warum heißt es „doppelte Buchführung“?

Alles Liebe,

Kia



Die Artikel aus der Reihe “Autoren an der Steuer” und dieser Artikel über Lexoffice / Buchhaltung wurden nicht von einem Steuerberater verfasst und ersetzen keine professionelle Beratung. Für individuelle Beratung suche bitte einen Steuerberater auf. Mein Ziel ist es lediglich, allgemeine Informationen auf dem Gebiet der Steuern für meine Leser*innen bereitzustellen und insbesondere Autor*innen und Kreativen Hilfen zur Orientierung an die Hand zu geben. Alle Angaben ohne Gewähr. Beachte das Datum der Veröffentlichung dieses Artikels – Steuergesetze können sich jährlich ändern!

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