Was ist Effizienz? Wieso ist unsere Geschäftigkeit manchmal der Strick, der unsere Selbstständigkeit kaputt macht? Ich schreibe in diesem Artikel meine Gedanken zum Thema Geschäftigkeit auf und schließe mit meinen Top 7 Effizienz-Boostern ab, die du mir sehr gerne einfach nachmachen kannst, wenn du magst. Lasst uns Effizienz zur Priorität machen!

Sei nicht geschäftig, sei effizient!

Wir sagen Sachen wie „Ich bin zu beschäftigt, um jetzt noch einen Blog zu starten“. Klar, Blogs nehmen viel Zeit in Anspruch, aber manchmal sagen oder hören wir auch Aussagen wie: „Ich höre auf zu rauchen, wenn der Stress vorüber ist“. Das ist ein Opfer-Mindset, von dem wir uns lösen müssen.

Nehmen wir mal etwas klarere Beispiele: Wenn ich sage, ich bin zu beschäftigt, um einen Hund zu halten, ist alles gut. Kein Problem! Als Halterin zweier Papageien würde ich einem Hund niemals vollends vertrauen. Ich bin cool damit, also ist die Aussage stimmig. Wenn ich aber etwas sage wie „Ich bin zu beschäftigt um zu duschen“, etwa weil ich 80 Stunden die Woche arbeite und zwischen Arbeit und Schlafen keine Zeit für Körperhygiene zu finden glaube – dann ist etwas im Argen.

Wenn du etwas tun willst (oder tatsächlich tun musst), es aber aufgrund deiner Geschäftigkeit nicht tun kannst, findest du vielleicht rasch eine Ausrede statt einer echten Begründung, oder?

Die Aussage, dass wir zu beschäftigt sind, ist ein fieses Opfer-Mindset. Denn es ist mit einem vermeintlichen Schmuck ausgestattet. Der Schmuck der Geschäftigkeit. Wir schmücken uns mit Attributen wie beschäftigt, wichtig, unverzichtbar, energiegeladen, always on the run, kurz angebunden. Wir wollen in viele Projekte involviert sein – kurzum: Auf der Straße zum Erfolg sein, und da gehört es irgendwie dazu, total beschäftigt zu sein. Da kommt niemand drauf, dir zu sagen: „Du hast ein Opfer-Mindset!“. Es kann aber eines sein.

Mein Buchtipp an dieser Stelle: „Busy is the New Stupid – wie du endlich mehr Zeit für das Wesentliche gewinnst* von Tim Reichel.

 

Effizienz durch erste Erkenntnis

Wir müssen Verantwortung für alles übernehmen, was wir tun, was wir lassen und vor allem für das, was wir zulassen.

Das Motto der Selbstwirksamkeit lautet: „Ich habe die Kontrolle, weil ich es zulasse“.

Du hast immer die Wahl. Du hast die Wahl, deine Umsatzsteuer-Voranmeldung statt am 10. April durch eine Dauerfristverlängerung auch am 10. Mai abzuschicken. Du kannst sie auch ganz weglassen – musst dann nur mit Konsequenzen bis hin zu Strafmaßnahmen leben. Oder aber du gehst zur nächstgelegenen Steuerberatergesellschaft und delegierst diese Aufgabe. Oder du kannst die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit einer Buchhaltungssoftware wie Lexoffice und somit nur mit einem Klick zu erledigen. (Wenn du Lexoffice über meinen Link ausprobierst, kriegst du übrigens 40 % Rabatt).

So oder so will ich sagen: Lass uns effizient statt geschäftig sein!

 

Effizienz verbessern durch drei Grundhaltungen

Mathematiker sind faul, und Faulheit ist eine gute Eigenschaft. Suche dir also einfache Wege. Meine drei einfachen Wege beziehungsweise Grundhaltungen, sind die Folgenden:

  1. Versuche, bessere Ergebnisse mit gleichbleibendem oder weniger Aufwand zu erzielen.
  2. Setze dir konkrete Ziele, die du auch wirklich erreichen willst
  3. Gewinne Kontrolle, indem du Verantwortung für dein eigenes Handeln übernimmst

 

Effizienz-Booster aus Kias Nähkästchen

Jetzt möchte ich dir sieben Effizienz-Booster aus meinem Nähkästchen mitgeben. Ich wende sie alle an, und zwar schon lange. Sie sind allesamt in meinen Alltag integriert und ich kann sie nicht mehr wegdenken.

Die 2-Minuten-Regel

Plane nichts, was du in zwei Minuten erledigen kannst. Falls du mit der 2-Minuten-Regel Probleme hast, etwa weil dein gesamter Tag plötzlich nur noch aus zweiminütiger Nebenarbeit besteht, plane Zeitslots ein, in denen du dich bewusst allen kurzen Dingen widmest. Dazu gehören auch Anfragen unter Kolleg*innen à la „Kannst du mal eben kurz …?“.

Vorfristen

Wenn du dir Ziele setzt, untergliederst du diese in Teilziele. Wenn du Deadlines hast, solltest du Vor-Deadlines setzen! Logisch, oder? Wenn ich etwas am 22. Dezember abgeben soll, plane ich mir den 12. Dezember als Abgabetermin ein. Wenn meine Mitarbeiterin etwas zum 16. Januar fertig haben muss, vereinbare ich mit ihr den 10. Januar als Frist. You know: Für alle Eventualitäten.

Die 150-%-Regel

Plane 150 % der Zeit für jede Aufgabe. Du brauchst täglich 15 Minuten für deine E-Mails? Plane 22,5 Minuten. Du schätzt, du wirst für Kapitel 9 etwa 2 Stunden brauchen? Plane dir 3 Stunden ein. So kann sich die Arbeit nach dem Parkinson’schen Gesetz ausbreiten und du bleibst trotzdem effizient in der Planung deines Arbeitstages.

Routinery

Vermeide Entscheidungsmüdigkeit! Delegiere kleine Entscheidungen des Tages an eine App namens Routinery, die eine fest vordefinierte Routine abspult, der du einfach nur folgen musst. So organisiere ich übrigens Aufgaben wie Staubsaugen, Putzen und Wäsche, aber auch Frühsport ist in meine Routinen so integriert, dass ich gar keine Chance habe, mich zu fragen: „Was mache ich als Nächstes?“ oder „Habe ich Lust darauf?“. Ich zieh’s einfach durch und hab’s hinter mir.

Die Morgenroutine

Bei mir in Routinery integriert, für dich vielleicht auch nicht neu: Eine Morgenroutine wirkt wahre Wunder. Ob die S.A.V.E.R.S. von Hal Elrod (Autor von „Miracle Morning“) oder eine völlig frei gestaltete Morgenroutine: Probier es mal aus. Plan dir genau ein, wann du dich morgens fertig machst, wann du dich bewegst, wann du Affirmationen, Meditation oder einem Spaziergang Zeit einräumst und wiederhole es für 66 Tage. Danach ziehe ein Fazit und schau, was sich getan hat.

Redaktionspläne

Fast zuletzt möchte ich Redaktionspläne erwähnen. Meine Kund*innen aus der Texterei sind begeistert und möchten sie nicht mehr missen. Manchmal kann jedes noch so kleine Projekt einen Redaktionsplan gebrauchen. Wenn du wenig mit redaktionellen Inhalten (wie dem Auto(r)preneur-Podcast, Autoren an die Steuer, dem Buchensemble, Social Media … Alles Fälle für Redaktionspläne!) zu tun hast, könntest du dich mal im Pool der Projektplanungstools umsehen – vielleicht ist da auch ein Effizienz-Booster für dich dabei!

Rescue Time

Last but not least: Rescue Time guckt sich alles an, was ich mache. Und Rescue Time sagt bescheid. Ob ich 13 Stunden „Entertainment“ diese Woche hatte, ob ich mein tägliches Ziel von „nicht mehr als 15 Minuten Social Media“ erreicht habe oder ob ich einen Produktivitäts-Rekord gebrochen habe. Rescue Time trackt genau, wann du welches Gerät benutzt und welche Programme und Websites du aufrufst – und wertet den Spaß dann großartig für dich aus.

Das waren sie, meine 7 Effizienz-Booster und wo sie zu finden sind. Wenn du Tipps und Tricks zu Effizienz-Boostern mit mir und anderen Leser*innen teilen möchtest, schreib sie mir gerne in die Kommentare!

Alles Liebe,

Kia



Der Auto(r)preneur-Podcast:

Jeden Monat am 10., 20. und 30. veröffentliche ich eine neue Episode des Auto(r)preneur-Podcasts. Ich spreche über meine persönlichen Erfahrungen und Erkenntnisse, die mit wichtigen Business-Themen zu tun haben, die für buchnahe Selbstständige relevant sein könnten. Bei Auto(r)preneur wirst du nicht mit Weisheit überschüttet, sondern sitzt mit mir im selben Boot.

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