Wer Kaufmann ist oder aus anderen Gründen die doppelte Buchführung anfertigen muss, steht oft zunächst vor der großen Frage: Was ist die doppelte Buchführung? Es gibt im Internet zahlreiche Artikel und Erklärhilfen zum Thema, die allesamt aber ein gewisses Verständnis für Rechnungswesen voraussetzen und/oder gleich mit Buzzwords wie Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Aktiva und Passiva um sich werfen. In diesem Artikel möchte ich dir die doppelte Buchführung erklären – weniger fachlich und ausführlich, dafür aber einfach und verständlich.

Das ist Buchführung

Bei der Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall buchhalterisch festgehalten. Dadurch werden steuerrechtliche und auch handelsrechtliche Veränderungen in einem Unternehmen lückenlos dokumentiert.

Zu den möglichen Geschäftsvorfällen zählen zum Beispiel Einnahmen und Ausgaben, die auf dem Bankkonto eingehen, Veränderungen im Kassenbestand, Umbuchungen von einem Konto auf ein anderes, die anteilige Abnutzung von langfristig nutzbaren Wirtschaftsgütern (siehe auch: lineare AfA), unentgeltliche Wertabgaben oder Pauschalen, die ich ab und an „fiktive Ausgaben“ nenne, so übrigens auch der Investitionsabzugsbetrag.

 

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung muss deine Buchführung den folgenden Regeln entsprechen:

• Richtigkeit und Willkürfreiheit: Alles ist wirklich so gewesen, wie es belegt und gebucht wird. Geschäftsvorfälle müssen durch die Buchführung nachvollziehbar sein.
• Klarheit und Übersichtlichkeit: Die doppelte Buchführung muss so angelegt sein, dass sachverständige Dritte sie nachvollziehen können.
• Vollständigkeit: Die Buchführung muss lückenlos und vollständig sein.
• Ordnungsmäßigkeit: Alle Buchungen in der doppelten Buchführung müssen zeitnah, also innerhalb der jeweiligen gesetzlichen Fristen, gebucht werden.
• Sicherheit: Sämtliche Unterlagen und die Buchführung selbst müssen sicher archiviert werden, ob elektronisch in der Cloud oder analog in einem für lange Lagerung geeignetem Archiv.
• Keine Buchung ohne Beleg!

Damit diese Grundsätze alle eingehalten werden können, gibt es die doppelte Buchführung. Im Grunde können wir sagen, dass die doppelte Buchführung nicht nur die Buchhaltung abdeckt, sondern eine Art doppeltes Sicherheitssystem darstellt. Alles, was auf einem Konto, damit meine ich die Buchhaltungs-Konten, auch T-Konten genannt, gebucht wird, erscheint zugleich auf irgendeinem anderen Konto.

 

Buchungssätze für Einsteiger*innen

Ohne zu weit ins Rechnungswesen abschweifen zu wollen, will ich dir also einen Buchungssatz zeigen. Bezahlt ein Kunde seine Rechnung über 1.000,00 €, dann wird wie folgt gebucht:

 

Bank                                1000,00 €

An Forderungen             1.000,00 €

 

Das ist ein Buchungssatz. Er sagt, dass auf der Bank 1.000,00 Euro eingehen und dass die Forderungen um 1.000,00 Euro gemindert werden.

Woher die Forderung kommt?

Nun, dafür müssen wir zuerst buchen:

 

Forderungen                   1.000,00 €

An Erlöse                       1.000,00 €

 

Wir haben also 1.000,00 € mehr auf der Bank und 1.000,00 € haben wir auf der Haben-Seite im Konto „Erlöse“. Diese beiden Buchungssätze sagen uns also, dass 1.000,00 € eingegangen sind und dass das ein Erlös ist. Zugleich haben wir das Forderungen-Konto dazwischengeschaltet, das uns zwischen Rechnungsstellung und dem Bezahlen der Rechnung gezeigt hat, wie viele Forderungen, also Geld, auf das wir noch warten, weil wir eine Rechnung gestellt haben, noch offen sind.

Doppelte Buchführung Beispiel: Die Umsatzsteuer

Im Grunde geht es in der doppelten Buchführung vor allem darum, dass jeder Betrag auf zwei Konten auftaucht. Und so, wie es zwei Konten gibt, gibt es auch nicht nur die Bilanz, sondern auch die Gewinn- und Verlustrechnung.

Das Konto „Erlöse“ ist Teil der Haben-Seite der Gewinn- und Verlustrechnung. Das Konto „Bank“ ist, genau wie das Konto „Forderungen“, Teil der Aktiv-Seite einer Bilanz. Wie genau das zusammenhängt, musst du meiner Meinung nach an dieser Stelle nicht verstehen. Ich würde den Augenmerk lieber auf einer anderen Eigenheit der doppelten Buchführung setzen. Dann wird dir nämlich auch klar, wieso die doppelte Buchführung so sinnvoll ist.

Angenommen, du bist umsatzsteuerpflichtig und erstellst die oben genannte Rechnung in Höhe von 1.000,00 Euro erneut, dieses Mal aber mit 19 % Umsatzsteuer.

Dann kann man auch das Umsatzsteuer-Konto mit in den Buchungssatz mit einbeziehen. Der korrekte Buchungssatz lautet dann, wenn die Rechnung ausgestellt wird:

 

Forderungen                   1.190,00 €

An Erlöse                       1.000,00 €

An Umsatzsteuer              190,00 €

 

Das sagt uns, dass der Kunde 1.190 Euro zu zahlen hat. Davon werden 1.000,00 Euro als Umsatz verbucht und 190,00 Euro sind Umsatzsteuer, die du an das Finanzamt zu zahlen hast.

Wenn der Kunde dann die Rechnung bezahlt, bucht man:

 

Bank                                1190,00 €

An Forderungen             1.190,00 €

 

Wenn du dann die 190,00 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt überweisen würdest, würden wir buchen:

 

Umsatzsteuer                 190,00 €

An Bank                          190,00 €

 

Du siehst also: Das Umsatzteuer-Konto ist ausgeglichen bei Null, die Bank hat ein Plus von 1.000 Euro erfahren und das Forderungs-Konto wurde erst auf der einen, dann auf der anderen Seite mit 1.190 Euro bebucht und ist jetzt auch ausgeglichen bei Null. Das Erlöse-Konto zeigt, dass wir 1.000 Euro Erlöse haben (die dann später mit anderen Steuerarten versteuert werden können).

Wenn du dich übrigens nicht mit Buchungssätzen rumärgern und über T-Konten nachdenken möchtest, kannst du deine doppelte Buchführung mit Lexoffice machen. Ich verwende die Software seit ein paar Jahren und kann sie dir wärmstens empfehlen. Du brauchst keinerlei Vorkenntnisse. Nur ein Unternehmen und Belege über deine Geschäftsvorfälle 😉

 

Die doppelte Buchführung als Analyse-Tool

Im Grunde ist die doppelte Buchführung ziemlich cool, finde ich. Und vor allem ist sie logisch und nützlich. So kannst du, wenn du vor Buchhaltung nicht zurückschreckst, aus deiner Kontenübersicht eine Menge rauslesen. Du siehst, wie viel Geld du noch erhalten musst (offene Forderungen), wie viel du noch bezahlen musst (offene Verbindlichkeiten), aber auch, wie viel du insgesamt verdient hast, wie viel Umsatz welcher Kunde macht, und das Ganze kannst du dann auch noch über Monate und Jahre miteinander vergleichen und dein eigenes Unternehmen so richtig analysieren. Ich finde, dass das eine Menge Spaß macht.

Aber fürs Erste soll es das gewesen sein. Ich hoffe, dieser Artikel hat dir erklären können, warum es die doppelte Buchführung gibt. Wenn du dich mehr zum Thema informieren möchtest, solltest du im nächsten Schritt etwas über die Bilanz und Aktiva und Passiva lesen. Dann beginnst du zu verstehen, warum es bei Konten in der Buchführung immer die „Soll“-Seite und die „Haben“-Seite gibt und woher du weißt, wann welches Konto auf welcher Seite bebucht wird. Ein nützlicher Artikel könnte “Buchhaltung für Anfänger” sein.

Hast du alles soweit verstanden? Toll! Wenn nicht, schreib mir deine Fragen bitte in die Kommentare. Vielleicht ergänze ich diesen Artikel in der Zukunft, damit er für Einsteiger*innen bestens geeignet sein wird.

Alles Liebe,

Kia

 

Die Artikel aus der Reihe “Autoren an der Steuer” und dieser Artikel über die doppelte Buchführung wurden nicht von einem Steuerberater verfasst und ersetzen keine professionelle Beratung. Für individuelle Beratung suche bitte einen Steuerberater auf. Mein Ziel ist es lediglich, allgemeine Informationen auf dem Gebiet der Steuern für meine Leser*innen bereitzustellen und insbesondere Autor*innen und Kreativen Hilfen zur Orientierung an die Hand zu geben. Alle Angaben ohne Gewähr. Beachte das Datum der Veröffentlichung dieses Artikels – Steuergesetze können sich jährlich ändern!

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