Das steuerliche Leben eines jeden Kleinunternehmers ist irgendwann einmal zu Ende. Zumindest sollte das mit gesundem wirtschaftlichen Wachstum irgendwo im Fünfjahresplan auftauchen. Als Unternehmer (ohne „Klein“ davor) musst du Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Was hinter der Umsatzsteuerpflicht steckt und was zu tun ist, erklären wir dir in diesem Artikel.
So funktioniert die Umsatzsteuerpflicht
Die Umsatzsteuerpflicht ist diese sagenumwobene Steuerpflicht, von der man spricht, wenn der Volksmund sagt, Selbstständige zahlen keine Steuern auf den Kauf von Produkten und Dienstleistungen.
Konkret funktioniert die Umsatzsteuer wie folgt: Alle Menschen und Unternehmen zahlen bei innerdeutschen Lieferungen und Leistungen die Umsatzsteuer an denjenigen, der die Leistung in Rechnung stellt. Wenn ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer das Produkt oder die Dienstleistung weiterverkauft, rechnet er auch auf diesen Rechnungsbetrag Umsatzsteuer. Das geht so lange, bis das Produkt bei einer natürlichen Person als Endverbraucher angekommen ist.
Das Finanzamt erhält also zunächst einmal bei einem Produkt im Wert von 100 Euro die übliche Umsatzsteuer von 19 Euro (19 %). Verkaufen wir diese Waren für 200 Euro an einen Endkunden weiter, erhält das Finanzamt auch darauf 19 % Umsatzsteuer, also 38 Euro. So bereichert sich das Finanzamt zunächst an jeder einzelnen Rechnung, die umsatzsteuerpflichtige Unternehmerinnen und Unternehmer ausstellen.
Diese 57 Euro gesamte Umsatzsteuer sind aber zu viel! Der Unternehmer, der die Waren für 119 Euro brutto eingekauft und für 238 Euro brutto verkauft hat, ist in der Regel berechtigt, Vorsteuer geltend zu machen. Er kriegt die 19 Euro also vom Finanzamt zurück, oder konkret: Er muss am Ende seines Voranmeldungszeitraumes nicht die 38 Euro Umsatzsteuer, die er selbst auf die 200-Euro-Rechnung draufgeschlagen hat, abführen, sondern nur 19 Euro, denn das bleibt über, wenn der umsatzsteuerpflichtige Unternehmer die 19 Euro Vorsteuer vom Hersteller (der das Produkt für 100 Euro netto verkauft hat) von seiner Umsatzsteuerschuld abzieht.
Somit erhält das Finanzamt nicht bei jeder ausgestellten Rechnung 19 % des Umsatzes, sondern nur 19 % des Brutto-End-Betrags.
Wenn du mehr zu dieser so genannten „Allphasen-Netto-Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug“ wissen möchtest, können wir dir den Artikel „Vorsteuer oder Umsatzsteuer“ empfehlen.
Was die Umsatzsteuerpflicht für Autoren bedeutet
Für dich als Autor bedeutet die Umsatzsteuerpflicht, dass du auf deine Bücher und Dienstleistungen Umsatzsteuer draufschlagen musst und zugleich die Umsatzsteuer deiner Betriebsausgaben vom Finanzamt zurückerstattet bekommst.
Kaufst du Bücher bei deiner Druckerei für beispielsweise 3,57 Euro das Stück, und nehmen wir mal (damit wir einfacher rechnen können) an, es sind 100 Stück, bezahlst du 357 Euro an die deutsche Druckerei.
Verkaufst du diese Bücher auf einer Buchmesse für 10 Euro das Stück an Leserinnen und Leser, so musst du in diese 10 Euro den Mehrwertsteuersatz von 7 % einrechnen und auf deinen Quittungen entsprechend ausweisen.
Was du wirklich bezahlst, sind also 3 Euro pro Buch. Was du wirklich einnimmst, sind (10 Euro : 1,07 =) 9,35 Euro.
Du gibst in deiner Buchhaltung alle Steuern zusätzlich zu den Betriebsausgaben an, wenn du als Autor umsatzsteuerpflichtig bist. Früher hast du dir notiert: „357 Euro Betriebsausgabe“ auf der einen Seite und „1000 Euro Betriebseinnahmen“ auf der anderen Seite. Jetzt notierst du dir „300 Euro Betriebsausgabe“ und „57 Euro Vorsteuer“ auf der Ausgaben-Seite und „935 Euro Betriebseinnahme“ und „65 Euro Umsatzsteuer“ auf der Einnahmen-Seite.
Zum Ende des Voranmeldezeitraums schuldest du als Autor Umsatzsteuer in Höhe von (65 Euro – 57 Euro =) 8 Euro. Die überweist du dem Finanzamt, sobald du deine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgibst. Am Ende eines jeden Kalenderjahres gibst du zusätzlich eine Umsatzsteuererklärung ab.
Wenn du höhere Betriebsausgaben als Betriebseinnahmen hast, weil du beispielsweise als Autor gerade beginnst oder dir teure Neuanschaffungen (die unter 850 Euro kosten, damit du sie sofort als Betriebsausgabe geltend machen kannst) zulegst, machst du durch die Umsatzsteuerpflicht sogar Plus – hättest du also 100 Euro Umsatzsteuer vereinnahmt und 200 Euro Vorsteuer bezahlt, überweist dir das Finanzamt 100 Euro zurück.
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, solltest du deine Buchhaltung nicht mehr tabellarisch in Excel machen. Sondern zum Beispiel mit Lexware Office – die Software erkennt Belege, erfasst die verschiedenen Umsatzsteuersätze und lässt dich die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit nur einem Klick machen.
Der Voranmeldezeitraum
Doch was ist denn dieser Voranmeldezeitraum, den wir ständig erwähnen?
Nun: Bei der Einkommensteuer haben wir Vorauszahlungen, die jedes Jahr aufgrund der im Vorjahr fälligen Einkommensteuer geschätzt werden. Du zahlst vier Mal im Jahr einen Betrag, und am Ende des Jahres werden diese Vorauszahlungen mit der tatsächlichen Einkommensteuer-Schuld verrechnet.
Bei der Umsatzsteuer ist das nicht so. Du musst regelmäßig (in der Regel für frisch umsatzsteuerpflichtige Autoren quartalsweise) alle Vorsteuer und Umsatzsteuer beim Finanzamt anmelden, und zwar in der tatsächlichen Höhe. Die Frist dafür ist der 10. Des Folgemonats. Für das erste Quartal (Januar, Februar, März) eines Jahres musst du also grundsätzlich bis zum 10. April jeden einzelnen Beleg und deine Kontoauszüge, das Paypal-Konto und alles an Bargeld-Transfer ordentlich aufgeschrieben und die Steuer rausgerechnet haben.
Genau das ist der Grund, warum umsatzsteuerpflichtige Autoren und Autorinnen mit Buchhaltung beginnen sollen. Dazu musst du kein Rechnungswesen-Seminar belegen, denn es gibt heutzutage klasse Buchhaltungs-Softwares, die sogar eine Texterkennung haben. Du lädst einen Beleg hoch, die Software erkennt, von wann der Beleg ist, wie viel Vor- oder Umsatzsteuer fällig ist und du kannst alle Daten überprüfen, ändern und übernehmen. Und jetzt wird es noch cooler: Die Buchhaltungs-Software kann sogar deine Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen und an das Finanzamt übermitteln!
Du siehst: Als umsatzsteuerpflichtiger Autor kommt einiges auf dich zu. Wir empfehlen dir dringend, deine Buchhaltung mit einer professionellen Software anzufertigen, denn händisch ist die Buchhaltung extrem aufwendig, wenn du Umsatzsteuer und Vorsteuer miteinander verrechnen möchtest.
Außerdem kann eine Dauerfristverlängerung für dich von Vorteil sein. Die Umsatzsteuervoranmeldung können Unternehmende, die eine Dauerfristverlängerung haben, bis zum 10. des Folgefolgemonats, also August statt Juli übermitteln.
