Solltest du darüber nachdenken, dich selbstständig machen, musst du über die Kosten nachdenken, die dabei auf dich zukommen. Neben den Gründungskosten kommen vor allem laufende Kosten auf dich zu, die du bezahlen musst, solange du selbstständig bist.

Natürlich musst du dich um Dienstleistungen und Material kümmern. Die sind aber abhängig davon, was du in deiner Selbstständigkeit tust. Es gibt aber noch weitere laufende Kosten, die sehr wahrscheinlich im Zuge deiner Selbstständigkeit anfallen, unabhängig davon, in welchem Berufszweig du tätig bist. Diese will ich dir in diesem Artikel genauer erläutern.

Wenn du für dein Unternehmen oder im Rahmen deiner freiberuflichen Selbstständigkeit viel unterwegs bist, ist ein Geschäftswagen vielleicht eine sinnvolle Investition. Noch besser: je nachdem, wie oft du mit deinem privaten Auto geschäftlich zu Buchmessen, Lesungen oder anderen Events reist, kannst du sogar dieses Privatfahrzeug zum Geschäftswagen machen.

Dann bist du nicht mehr auf die Kilometerpauschale bei der geschäftlichen Nutzung eines privaten Pkw beschränkt und kannst deine Fahrten komplett bei der Steuererklärung geltend machen. Welche Voraussetzungen du dafür erfüllen musst und wie genau das funktioniert, erkläre ich dir in diesem Artikel.

Dann gilt ein Pkw als Geschäftswagen

Wie oft du dein Auto für Privat- oder Geschäftsfahrten nutzt, ist ausschlaggebend für die Einstufung als Privat- oder Geschäftsfahrzeug. Nutzt du dein Auto zu mehr als 50 % für geschäftliche Fahrten, gilt es als Geschäftswagen. Die Fahrten müssen aber unmittelbar mit deiner unternehmerischen Tätigkeit zusammenhängen. Zwischen 10 und 50 % Geschäftsfahrtnutzung kannst du dein Auto sowohl als privates als auch Betriebsfahrzeug eintragen lassen. Unter 10 % geschäftlicher Fahrten ist dein Auto eindeutig ein Privatfahrzeug.

Vor allem, wenn du zu Hause arbeitest, könnte dein Auto als Geschäftswagen in Frage kommen. Denn die regelmäßigen Fahrten zur Arbeitsstelle sind private Nutzung und fallen schließlich weg – somit hast du einen niedrigeren Anteil der privaten Nutzung.

Du musst so oder so zunächst recht genau berechnen, wie oft du dein Fahrzeug für private und für geschäftliche Fahrten nutzt.

Ein steuerlicher Blick auf den Geschäftswagen

Sämtliche Investitionen, die du in und für deinen Geschäftswagen tätigst, kannst du direkt als Betriebsausgaben geltend machen. Angefangen natürlich bei der Abschreibung (Absetzung für Abnutzung, AfA) des Fahrzeugs selbst. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ist bei Neuwagen auf sechs Jahre festgelegt.

Solltest du ein bereits älteres Auto besitzen, bei dem es unwahrscheinlich ist, dass du es die nächsten sechs Jahre noch nutzen wirst, kannst du die Abschreibungsdauer aber auch auf bis zu drei Jahre verkürzen. Das gilt übrigens auch, wenn du den Nachweis erbringst, dass du jährlich ungewöhnlich viele Kilometer zurücklegst und somit der Verschleiß vermutlich höher ist.

Die Kosten, die unmittelbar mit deinem Geschäftswagen zu tun haben, kannst du ebenfalls steuerlich geltend machen. Dazu gehören die Kfz-Steuer, die Kfz-Versicherung und die Ausgaben für Treibstoff. Die Kilometerpauschale entfällt dann logischerweise. Du hast deine Benzinkosten ja bereits in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgabe angegeben.

Bei Reparaturkosten kommt es ebenfalls auf das Verhältnis zwischen privater und geschäftlicher Nutzung deines Pkw an. Ist dein Auto ein Geschäftswagen, ziehst du erst alle Reparaturkosten als Betriebsausgabe ab – den privaten Nutzungsanteil behandelst du am Ende des Jahres als fiktive Einnahme.

So wird die private und betriebliche Nutzung festgelegt

Es ist gar nicht so einfach, die private und geschäftliche Nutzung im Detail zu trennen. Das Finanzamt geht in der Regel davon aus, dass du deinen Geschäftswagen sowieso auch hin und wieder für private Zwecke nutzt. Dementsprechend schwierig ist es, dein Fahrzeug als reinen Geschäftswagen beim Finanzamt abgenommen zu bekommen. Es sei denn, du hast Lieferfahrzeuge, ein Taxi oder ähnliche Autos. Für Autorinnen und Autoren also eher selten der Fall.

Du hast generell zwei Möglichkeiten, um den privaten Nutzungsanteil deines Geschäftswagens zu ermitteln:

1. Das Führen eines Fahrtenbuches
2. Die 1-%-Regelung

Um herauszufinden, welche Option die richtige (also: die kostengünstigere) für dich ist, musst du zuvor den Anteil der betrieblichen Nutzung des Wagens realistisch abwägen. Dabei gilt: Je geringer die private Nutzung ausfällt, desto besser für die Steuer: Mehr Ausgaben heißen weniger Gewinn heißt weniger Steuern.

Du solltest hier aber keinesfalls willkürliche Angaben machen, denn das Finanzamt prüft regelmäßig die Richtigkeit deiner Angaben und fordert Nachweise an. Aus Erfahrung kann ich dir sagen: Das Finanzamt fordert auch die Fahrtenbücher an. Ich habe während meiner Arbeit in der Steuerkanzlei häufig hunderte Fahrtenbuch-Seiten eingescannt.

Die 1-%-Regelung

Bei der 1-%-Regelung wird der Anteil der privaten Nutzung auf 1 % des Bruttolistenpreises im Monat festgelegt. Dieses Prozent bezieht sich auf den Bruttolistenpreis, den du für das Fahrzeug als Neuwagen gezahlt hättest, wenn du keine Rabatte oder sonstige Abzüge vom Autohändler erhalten hast.

Dieses eine Prozent wird als geldwerter Vorteil, also als eine fiktive Einnahme, deiner Privatnutzung berechnet und auf das gesamte Jahr hochgerechnet. Bei einem Neuwagenpreis von 50.000 Euro brutto sind das also 500 Euro im Monat mal zwölf, was 6.000 Euro fürs Jahr ergibt. Nutzt du den Wagen mal einen gesamten Monat gar nicht, kannst du diese Zeit von der Berechnung ausschließen. Dafür muss es sich aber um komplette Monate handeln.

Die Kosten für die private Nutzung dürfen nicht höher sein als die tatsächlichen Ausgaben für den Geschäftswagen. Bei einem Privatanteil von 6.000 Euro, aber Ausgaben in Höhe von 5.000 Euro, wird der Privatanteil nur so hoch angesetzt, dass sich kein Überhang ergibt. Der Privatanteil würde in diesem Fall auf 5.000 Euro gesetzt. Und somit hättest du bei einem 50.000 Euro teuren Geschäftswagen keinen einzigen Cent Betriebsausgaben, obwohl es sich um einen Geschäftswagen handelt.

Generell gilt demnach als Faustregel: Je geringer der Bruttolistenpreis, desto eher lohnt sich die 1-%-Regelung. Zudem lohnt sich die 1-%-Regelung, wenn der private Nutzungsanteil eher groß ist.

Die Fahrtenbuch-Methode

Liegt die geschäftliche Verwendung deines Wagens unter 50 %, ist das Führen eines Fartenbuches sinnvoll. Darin dokumentierst du alle betrieblichen Fahrten mit Datum, Ziel der Fahrt und den Kilometerstand vor und auch nach jeder Fahrt.

Den Kilometerstand musst du aber auch für alle privaten Fahrten festhalten. Dabei reicht aber ein Vermerk wie „privat“ und du musst nicht weiter ins Detail gehen.

Schreibst du das Fahrtenbuch per Hand, musst du unbedingt ein gebundenes Buch nutzen. Dadurch garantierst du, dass nachträgliche, nicht ersichtliche Änderungen vorgenommen wurden. Eindeutig erkennbare Korrekturen sind aber erlaubt. Es gibt vorgefertigte Fahrtenbücher, in denen alle wichtigen Angaben vorgegeben sind. Du musst dann nur noch die Zahlen eintragen.

Beim elektronischen Fahrtenbuch kann es schwierig werden, es anerkannt zu bekommen. Simple Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen können schließlich jederzeit leicht bearbeitet werden. Es gibt aber spezielle Plattformen, auf denen virtuell Fahrtenbücher angelegt werden können. Die Eintragungen können dort nur bis zu einem bestimmten Datum zurückdatiert werden. Dadurch wird die Regelmäßigkeit sichergestellt. Nachträgliche Korrekturen sind eindeutig sichtbar, damit nicht gemogelt werden kann.

Ein fehler- oder lückenhaftes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht anerkannt. In dem Fall schätzt das Finanzamt die private Nutzung deines Fahrzeugs. Dein Einfluss ist dabei zwar gering, aber du solltest dann trotzdem möglichst viele Nachweise bereithalten, um gegebenenfalls Einspruch gegen die Schätzung einlegen zu können. Im Falle einer Schätzung greift dann automatisch die 1-%-Regelung, was, wie weiter oben beschrieben, unter Umständen einen 100%ig privat finanzierten Geschäftswagen bedeuten könnte.

Welche Methode für dich die Richtige ist, lässt sich pauschal nicht beantworten. Je häufiger du dein Auto auch privat nutzt, desto mehr Sinn ergibt die 1-%-Regelung. Bei mehr Geschäftsfahrten ist es sinnvoll, über das Fahrtenbuch nachzudenken, denn dann liegst du vielleicht unter dem einen Prozent.

Ein Wechsel von einer Methode zur anderen ist – außer in Ausnahmefällen wie bei der Anschaffung eines neuen Fahrzeugs – nur mit Beginn des nächsten Kalenderjahres möglich. Überlege dir also gut, welche Methode für dich sinnvoll ist.

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