Wir hatten nicht immer ein eigenes Büro. In einem vorherigen Artikel habe ich bereits über meine Arbeit als Unternehmerin berichtet. Eigentlich haben wir ja den großen Vorteil, dass wir unsere Aufgaben alle auch im Homeoffice erledigen können. Ein eigenes Büro stand aber immer auf meiner Liste.
Warum ein eigenes Büro?
Was kam zuerst, die Angestellten oder das Büro? In meinem Fall waren es die Angestellten. Als moderne Unternehmerin habe ich niemals großen Wert darauf gelegt, dass meine Mitarbeiterinnen von „9 to 5“ um mich herum sind und ich alle im Blick habe.
Ein eigenes Büro war zwar auf gewisse Weise immer in meinem Kopf, aber der Grund dafür ist schlicht, dass wir uns gerne auch mal persönlich sehen wollen. Vor allem die Angestellten in der Nähe von Hannover haben so eine Möglichkeit, miteinander zu arbeiten – eine Möglichkeit, die sie gerne annehmen.
Aber auch für die Kollegen von weiter weg, ist ein eigenes Büro ein Treffpunkt, wenn wir beispielsweise etwas feiern oder uns aus anderen Gründen alle treffen wollen.
Angefangen habe ich mit einem Coworking Space für knapp 250,00 Euro im Monat. Darin hatten drei Personen Platz. Der Coworking Space war sehr flexibel. Wir konnten draußen arbeiten oder in einem Großraumbüro mit Redeverbot, wo man also seine Ruhe hat. Es gab aber auch ein kommunikatives Großraumbüro. Ein Café gab es ebenfalls und in der Nähe war ein Rewe. Also für jeden was dabei und alles was man braucht.
Nachteile des Coworking Spaces
Ein Coworking Space hat also viele Vorteile. Unser Coworking Space hatte aber Nachteile. Nicht mal allgemeine Nachteile, sondern eher Nachteile für uns. Zum einen die Lage in der Innenstadt von Hannover.
Ich wohne zwar in Hannover, aber ziemlich weit außen und schon eher in einer Gemeinde von knapp 2.000 Einwohnern. Wenn ich während der „normalen“ Arbeitszeiten in die Innenstadt von Hannover fahren will, ist das im Grunde unmöglich, weil ich mehr im Stau stehe, als fahre. Mit der Bahn wäre eine Option gewesen, aber die ist eben auch überfüllt um die Zeiten.
Außerdem habe ich für mich persönlich festgestellt, dass ich nicht dann arbeiten will, wenn alle anderen arbeiten. Ich will dann arbeiten, wenn ich arbeiten will und dann Freizeit haben, wenn ich Freizeit haben will. So kann ich mir meinen Tag selbst einteilen. Ich kann zum Sport gehen und auch unter der Woche zur Post gehen können, wenn diese geöffnet hat.
Ein weiterer Grund, der gegen den Coworking Space sprach, war die Ausstattung. Ja, es war alles da, aber man ist davon abhängig, was gerade verfügbar ist. Für die Mediengestalterinnen ist es beispielsweise wichtig, einen zweiten Bildschirm zu haben. Dann muss man jedes Mal gucken, wo ein Bildschirm frei ist.
Die DSGVO und das Büro
Im Coworking Space waren wir also nicht glücklich und die Entscheidung für ein eigenes Büro war gefällt. Dazu kam auch noch die DSGVO. Rechtlich gesehen dürfen wir gar nicht in einem Coworking Space arbeiten.
Das liegt daran, dass ja Leute bei uns vorbeikommen könnten, die einen Blick auf unsere Bildschirme werfen. Da könnte ja Kundendaten geöffnet sein. Wir können aber nicht jeden Vorbeigelaufenen eine Datenschutzerklärung unterschreiben lassen.
Deshalb war der Coworking Space nichts für uns. Das kurze Zwischenspiel, während dem wir gemeinsam bei mir zu Hause gearbeitet haben, ignoriere ich an dieser Stelle, denn es war eine Katastrophe.
Die Suche nach dem eigenen Büro
Auf der Suche nach dem eigenen Büro bieten sich zwei Optionen:
- ein Büro in einem Business Center: Man hat alles, was man braucht und zusätzlichen Service. Beispielsweise jemanden, der Anrufe und die Post annimmt, wenn man nicht da ist.
- ein Büro mieten (oder kaufen, aber das ist in unserem Fall keine Option): Man ist völlig unabhängig, allerdings muss man sich entsprechend auch um alles selbst kümmern.
Wir haben uns für Option entschieden und das war eindeutig die richtige Wahl zu dem Zeitpunkt. Im Rega Business Center haben wir uns richtig wohlgefühlt und sind allen dort sehr dankbar. Sie haben uns das Leben teilweise sehr viel einfacher gemacht.
Wir konnten uns dort sozusagen ins gemachte Nest setzen. Das Büro war bereits eingerichtet. Wir mussten nur unseren Kram mitbringen und konnten direkt dort einziehen.
Ein Büro zu mieten ist ein wenig schwieriger, da es eine Verbindlichkeit ist. Niemand will ein Büro an ein Unternehmen vermieten, das nach drei Monaten feststellt, dass es sich die Miete nicht mehr leisten kann. Üblicherweise gibt es deshalb Mietverträge von fünf Jahren für gemietete Büros. Dazu kommen Kaution von drei Monaten und man muss sich selbst darum kümmern, dass Telefon, Internet und alles, was man sonst braucht, vorhanden ist.
Zu dem Zeitpunkt war das für mich einfach keine sinnvolle Möglichkeit. Das Angebot vom Rega Business Center kam uns da also sehr entgegen und auch die Kündigungsfrist war sehr flexibel.
Also alles perfekt für uns.
Das eigene Büro 2024
Mein Unternehmen wächst. Und das ist natürlich eine positive Sache. Es bringt aber auch immer wieder Veränderungen mit sich. Mittlerweile kann ich mit Stolz behaupten, dass mein Unternehmen zu groß für einen Büroraum in einem Business Center geworden ist.
Auch hier gibt es wieder zwei Optionen. Das gemietete Büro oder einen zweiten Raum im Business Center hinzunehmen. Allerdings steht die Miete eines weiteren Raums leider nicht im Verhältnis zum ersten Raum. Sagen wir es so: Wenn ich ein Büro in einem Business Center miete, ist der komplette Service mit in dem Preis drin. Dementsprechend ist die Miete also teurer, als ein eigenes Büro zu mieten. Im Preis eines zweiten Raums wäre dieser Service entsprechend auch mitberechnet. Und das ist auch absolut korrekt so. Es rechnet sich für uns dann aber nicht mehr.
Deshalb ist 2024 das erste Jahr, in dem Kia Kahawa Verlagsdienstleistungen tatsächlich ein eigenes Büro hat.
Das ist ein großer Schritt, denn bisher habe ich auch immer die Sorge gehabt, dass von heute auf morgen alles zusammenbricht. Dass meine Mitarbeiterinnen einfach gehen und ich dann mit allem alleine dastehe. Über diesen Punkt bin ich aber lange hinweg. Meine Mitarbeiter fühlen sich wohl im Unternehmen.
Mit einem neuen Büro, einem größeren Büro, fühlen wir uns alle noch wohler. Wir müssen nicht mehr vermeiden, im Hochsommer alle gleichzeitig da zu sein, weil die Hitze unerträglich ist und wir haben ein Büro, in das wir hineinwachsen können. Es ist noch Platz übrig für weitere Mitarbeiterinnen und wir müssen nicht direkt den nächsten Umzug planen.
Persönliche Gedanken zum eigenen Büro
Wenn man damit anfängt, ein Büro zu suchen, das man nicht direkt fünf Jahre lang mieten will, begibt man sich auf einen Markt, auf dem es keine Teilzeitstellen gibt. Soll heißen, ich konnte nicht mit Freiberuflern in Teilzeit ein Büro suchen, sondern das ging nur mit Vollzeitkräften.
Das Unternehmen wächst langsam und gesund. Deshalb arbeite ich eigentlich gerne mit Teilzeitkräften. So taste ich mich langsam voran. Mit einem Freiberufler anfangen, gucken, ob es passt. Den Freiberufler zur Teilzeitkraft machen, gucken, ob es passt. Die Teilzeitkraft bitten, mehr Stunden zu machen und so weiter.
Das Problem: Häufig zahlt man in einem Business Center anhand der Personen. Habe ich also mehr Angestellte, zahle ich mehr. Zwei Teilzeitkräfte, die zusammen 40 Stunden arbeiten, sind auf das Büro bezogen teurer als eine Arbeitskraft, die alleine 40 Stunden arbeiten. Dämliches System, ich weiß, aber auf die Herausforderung bin ich auf meiner Suche nach einer Möglichkeit, einen Büroraum zu mieten, gestoßen.
Nur das Rega Business Center hatte ein Preismodell, das für mich Sinn ergeben hat. Ich miete einen Raum und den Service und dafür bezahle ich. Ob ich alleine in meinem Büroraum sitze oder mit drei Mitarbeiterinnen, spielt keine Rolle.
Dafür entstehen für Service zusätzliche Gebühren. Telefonannahme, Briefannahme, der eigene Name auf dem Schild vorm Haus für die Laufkundschaft … gut, die Laufkundschaft haben wir nicht, aber es kostet natürlich alles extra.
Zuletzt hat vieles davon dazu geführt, dass wir nie gemeinsam im Büro waren, dass ich persönlich manchmal gar keine Lust hatte, ins Büro zu fahren und lieber Homeoffice machen wollte. Und das ist natürlich nicht der Weg, den wir gehen wollen.
Deshalb haben wir jetzt ein Büro, in dem wir uns voll entfalten und 24/7 machen können, was wir wollen. Wir entwickeln uns wieder etwas weiter und das macht eine Menge Spaß.
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