An dieser Stelle kann ich dir eine gute Nachricht machen. Hast du vergessen, dir im Lokal einen Bewirtungsbeleg ausdrucken zu lassen, kannst du diesen handschriftlich selbst anfertigen. Klebe dazu einfach den Beleg auf die linke Seite eins DinA4-Blattes und ergänze auf der rechten Seite die notwendigen Angaben. Schon hast du einen selbstgemachten Bewirtungsbeleg, der beim Finanzamt durchgeht (wenn du die restlichen Angaben wahrheitsgemäß und betrieblich relevant ausgefüllt hast).

Wie wird ein Bewirtungsbeleg ausgefüllt?

Ein Bewirtungsbeleg enthält neben der üblichen Rechnung folgende Angaben:

• bewirtete Personen
• Anlass der Bewirtung
• Ort, Datum, Unterschrift des Steuerpflichtigen

Die bewirteten Personen werden allesamt mit Vor- und Nachnamen angegeben. Trage hier ein, wem du das Essen und / oder die Getränke ausgegeben hast.

Manche Bewirtungsbelege haben ein weiteres Feld, in welchem das Trinkgeld angegeben werden kann. Ist dies wie im von mir gezeigten Beispiel nicht der Fall, muss es handschriftlich auf dem Bewirtungsbeleg notiert werden.

Der Anlass der Bewirtung ist der trickreichste Fall. Trage hier niemals – wirklich niemals – einfach nur “Geschäftsessen” ein. Sieht das Finanzamt irgendwo “Geschäftsessen” oder “Arbeitstreffen”, wird der Beleg rausgeworfen und dadurch ggfs. erstattete Steuern zurückgefordert.

Welche Anlässe für Bewirtungen gibt es bei Autoren?

Ich habe dir einen originalen Bewirtungsbeleg vom 22. November 2017, den ich so in meiner Einnahme-Überschuss-Rechnung geltend gemacht habe, eingescannt. Hier siehst du, wie ich den Anlass der Bewirtung angebe.

Mit meinem geschätzten Autorenkollegen Florian Eckardt arbeite ich an einem Roman. Den schreiben wir gemeinsam, und dafür sind Schreibtreffen und gemeinsames Brainstorming, Plotten und Überarbeiten unerlässlich. Am 22. November hatte ich gute Laune und ihm einen Cappuccino ausgegeben.

Ein gültiger und für das Finanzamt ausreichend klar definierter Anlass zur Bewirtung ist “gemeinsames Plotten und Formulieren eines kooperativen Projekts (Arbeitstitel [], utopischer Roman)”. So fühle ich persönlich mich auch abgesichert, wenn ich mehrere Bewirtungsbelege in dieser Güte mit gleichem Anlass angebe. Ebenso kann mein Kollege, wenn er mir ein Getränk ausgibt, dann seinen Bewirtungsbeleg als Betriebsausgabe abziehen.

Nicht ausreichende Anlässe lauten:

• Geschäftsessen
• Arbeitsessen
• Arbeitstreffen
• Verhandlungen
• Kennenlernen
• Schreibtreff
• Networking
• Kundengespräch

Denkbare Anlässe sind:

• Anbahnung einer Kooperation (nach Möglichkeit mit einem kleinen Wink genauer definieren, was für eine Kooperation das sein soll)
• Projektbesprechung zum Projekt [hier Arbeitstitel einfügen]
• Messevorbereitungen / -besprechungen zur [Messe und Zeitraum nennen]
• Arbeit am Projekt [Titel einfügen, siehe Beispiel mit Plotten und Formulieren]
• Nachbereitung des Projekts / der Messe [Titel einfügen]
• Verhandlung über einen Privatkredit

Der geschäftliche Aspekt einer Bewirtung muss nicht zum Erfolg führen, damit du die Bewirtungskosten anteilig abziehen kannst. Wenn du mit jemandem über einen Privatkredit verhandelst und das Ergebnis des Gespräches “nein” lautet, hat das keinerlei Auswirkung darauf, dass die Bewirtung stattgefunden hat und dir die Kosten als Unternehmer entstanden sind.

Wie werden die Aufwendungen für eine Bewirtung von der Steuer abgezogen?

Schauen wir in den richtigen Paragraphen, um die Frage nach der steuerlichen Behandlung zu beantworten. Dabei hilft uns § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG.

5) ¹Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern:

2. Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind. ²Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat der Steuerpflichtige schriftlich die folgenden Angaben zu machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen. ³Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung; die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen;

Als Erstes ist zu beachten: Die Bewirtung muss angemessen sein.

Verhandelst du über einen Millionenauftrag, kannst du für tausend Euro Essen im Nobelrestaurant springen lassen. Geht es bei der Projektbesprechung um einen Auftrag im Gesamtwert von ein paar zerquetschten Euro, und ist es ohnehin ein Freundschaftsdienst, böten sich eher ein paar Tassen Kaffee und ein Stück Kuchen an.

Achte darauf, dass die Bewirtung in einem Verhältnis zum Projekt steht. Als Schriftsteller kannst du natürlich nicht vorher wissen, ob die Kooperation mit deinem Writing Buddy ein Bestseller in sechsstelliger Auflage wird oder nicht, aber mache die Höhe der Bewirtungsbelege von deinen bisherigen Einkünften und Erfolgen abhängig, dann wird schon nichts schiefgehen.

Im obigen Beispiel mit Florian habe ich 6,10 € ausgegeben. Davon sind 70 % steuerlich abziehbar und 30 % werden auf mich als private Kosten der Lebensführung angerechnet.

Das geschieht unabhängig davon, wie viele Personen ich bewirte. Selbst, wenn ich 20 Leute bewirte, werden 30 % der Rechnung als die private Lebensführung des Steuerpflichten behandelt.

Man rechnet:

6,10 € * 0,7 = 4,27 € abziehbare Bewirtungskosten

6,10 € * 0,3 = 1,83 € nicht abziehbare Bewirtungskosten

In der Einnahme-Überschuss-Rechnung gibst du alle Bewirtungskosten kumuliert in Zeile 68 an. Für dieses Beispiel habe ich nur einen Beleg, also sähe die EÜR bei mir wie folgt aus:

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, solltest du Bewirtungsbelege unbedingt mit einer professionellen Buchhaltungssoftware wie Lexoffice erfassen. Hier siehst du die Kontenzugehörigkeit von einem Bewirtungsbeleg, den ich im August 2022 bezahlt habe: