von Kia Kahawa | 25. Apr 2020
Autoren an die Steuer richtet sich an kleine Autorinnen und Autoren, die nebenberuflich selbstständig sind und als Kleinunternehmer nichts mit Umsatzsteuer am Hut haben. Kleinunternehmende haben laut Einkommensteuergesetz einen Vorteil, der sich Investitionsabzugsbetrag nennt. Diesen möchte ich dir in diesem Artikel erläutern.
Unterm Strich führen Investitionsabzugsbeträge nur zu Steuerstundungen, nicht zu Ersparnissen.
In § 7g EStG ist die Rede von Investitionsabzugsbeträgen und Sonderabschreibungen zur Förderung kleiner und mittlerer Betriebe. Wenn du einen Investitionsabzugsbetrag in deiner Steuererklärung geltend machst, mindert sich dadurch die Steuerlast. Angenommen, du würdest (freiwillig) bilanzieren, würde dadurch die Eigenkapitalausstattung verbessern.
Ein Investitionsabzugsbetrag (IAB) ist grob gesagt das steuerliche Berücksichtigen einer kostspieligen Anschaffung, die du erst in der nahen Zukunft planst. Du kannst also jetzt in 2020 Steuern sparen, um dir so die Investition im Jahr 2021 besser leisten zu können.
Warum gibt es den Investitionsabzugsbetrag?
Gäbe es den Investitionsabzugsbetrag für Kleinunternehmende nicht, müsstest du vielleicht einen Kredit aufnehmen, um die finanzielle Lücke zu füllen, die der Staat durch das Abziehen von Steuern hinterlässt, und generell will der Staat der Wirtschaftlichkeit nicht im Weg stehen: Im Gegenteil. Investiert ein Bauer in Maschinen, so kann er effektiver arbeiten und wird voraussichtlich durch die Maschine mehr Gewinn machen. Ergo wird er auch mehr Steuern zahlen, was dem Staat natürlich hervorragend gefällt. Abgesehen davon ist der Investitionsabzugsbetrag eine sichere Sache: Es handelt sich um Steuerstundung, das Geld kriegt der Staat so oder so.
Sobald der Gegenstand, den du angeschafft hast, gekauft wurde, wird der Investitionsabzugsbetrag natürlich zurückgerechnet, damit du nicht doppelte Ausgaben in den Steuererklärungen geltend machst. Doch bevor ich die konkrete Vorgehensweise erläutere, möchte ich dir näher bringen, wann und ob du vom Investitionsabzugsbetrag profitieren kannst.
Wer darf den Investitionsabzugsbetrag in Anspruch nehmen?
Als kleinunternehmender Autor, der in die Zielgruppe von „Autoren an die Steuer“ fällt, kannst du ganz klar vom Investitionsabzugsbetrag profitieren. Die Grenze für den IAB beträgt bei Gewerbebetrieben oder selbstständiger Arbeit 235.000,00 € Betriebsvermögen. Erstellst du also eine Bilanz und hast mehr als diese Summe an Betriebsvermögen, kannst du nicht vom Investitionsabzugsbetrag profitieren.
Wenn du eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellst, was ich eher vermute, sieht die Grenze strenger aus, ist aber noch immer im Rahmen von „Autoren an die Steuer“. Wenn du eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellst, also ein 4-3-Rechner bist, darf dein Gewinn 100.000,00 € nicht übersteigen.
Wenn du mehr als 100.000,00 € aus deiner schriftstellerischen Nebentätigkeit als Gewinn einstreichen kannst, bist du weder Kleinunternehmer, noch ist das eine Nebentätigkeit. Hoffe ich. Jedenfalls solltest du mich in diesem Fall anschreiben oder gerne anrufen und erzählen, wie du das geschafft hast. Ich bin ganz Ohr 😉
Halten wir also fest: Der Investitionsabzugsbetrag kann problemlos von einem aufgrund von § 19 UStG befreiten Schriftsteller verwendet werden.
Wofür kann man den Investitionsabzugsbetrag in Anspruch nehmen?
Der Staat möchte durch die Möglichkeit des Investitionsabzugsbetrages nach § 7g EStG natürlich die eigene Wirtschaft stärken. Das Wirtschaftsgut, das du anzuschaffen planst, muss mindestens ein Jahr nach Anschaffung oder Herstellung in einer inländischen Betriebsstätte verbleiben und zu mindestens 90 % betrieblich genutzt werden. Kaufst du dir einen Apple-Computer und verwendest ihn auch zum Zocken und um deine Kinder daran Hausaufgaben machen zu lassen, ist kein Investitionsabzugsbetrag möglich. Wenn du dich mit dem Apple-Computer nach Mallorca verziehst, um dort in einer abgeschiedenen Finca an deinem Roman zu schreiben, ist auch das nicht zulässig.
Ach, und der zu berücksichtigende Investitionsabzugsbetrag darf nicht mehr als 200.000,00 Euro betragen. Dabei geht es um die Summe der einzelnen Beträge, die du in den drei Wirtschaftsjahren vor der eigentlichen Anschaffung jeweils abgezogen hast. Da wir hier aber von einem Laptop und nicht von einer mallorquinischen Finca selbst sprechen, ist dieser Punkt zu vernachlässigen.
Wichtig ist hingegen, dass du das anzuschaffende Wirtschaftsgut innerhalb der folgenden drei Wirtschaftsjahre anschaffen oder herstellen (lassen) willst.
Wie bildet man den Investitionsabzugsbetrag?
Ein Investitionsabzugsbetrag soll in Höhe von maximal 40 % der geplanten Anschaffung in der Steuererklärung ausgewiesen werden. Er wird außerhalb der Bilanz erstellt. Das bedeutet, dass du zunächst alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben in der Einnahme-Überschuss-Rechnung aufnimmst und gegenüberstellst den Gewinn ermittelst und dich dann erst um den Investitionsabzugsbetrag kümmerst. Das ist für die händische Berechnung des zu versteuernden Einkommens ein bisschen tricky, aber da du nicht in der Ausbildung zur Steuerfachangestellten bist, sondern ein schickes EÜR-Formular in deinem Elster-Programm vorfindest, kannst du deinen Investitionsabzugsbetrag einfach in Zeile 77 deiner Einnahme-Überschuss-Erklärung eintragen.
Übrigens: Ein Investitionsabzugsbetrag darf auch gebildet werden, wenn dadurch ein Verlust entsteht oder sich erhöht.
Was bei der Anschaffung zu beachten ist:
Im Jahr der Anschaffung oder Herstellung kann der Investitionsabzugsbetrag dem Gewinn außerhalb der Bilanz wieder hinzugerechnet werden. Das kannst du schon an Seite 3 des oben eingeblendeten Formularblattes erkennen. Dadurch wird die durch den IAB erwirkte Steuerminderung neutralisiert. Unter’m Strich kommt natürlich Null heraus: Der Staat schenkt dir nichts, er verschont dich vorübergehend mit der Steuerlast. Nach § 7g Abs. 2 können Investitionsabzugsbeträge wieder hinzugerechnet werden, wenn die Investition abgeschlossen wurde. Das ist ein Wahlrecht. In diesem Fall erfolgt die Hinzurechnung außerbilanziell, also gewinnerhöhend im Jahr der Anschaffung oder Herstellung des begünstigten Wirtschaftsgutes in Höhe von bis zu 40 % der Anschaffungskosten, maximal aber in Höhe des tatsächlich abgezogenen Investitionsabzugsbetrages.
Erfolgt keine Hinzurechnung gem. § 7g Abs. 2, kann der Investitionsabzugsbetrag für das Jahr des Abzugs rückgängig gemacht werden oder einem anderen Wirtschaftsgut zugeordnet werden können, für das kein oder ein zu geringer Investitionsabzugsbetrag gebildet wurde. Das ist für mich persönlich ein bisschen zu umständlich, daher rechne ich immer wieder hinzu, wenn die Anschaffung getätigt wurde.
Ich hoffe, dieser Artikel hat Licht ins Dunkel gebracht. Mein Ziel mit „Autoren an die Steuer“ ist es, das Formular „EÜR“ für Autorinnen und Autoren, die als Kleinunternehmer registriert sind und eigentlich kaum Ahnung von Steuersachen haben, zu erklären. Für diese Hilfe zur Selbsthilfe bekomme ich kein Geld. Es wäre schön, wenn du meine Arbeit unterstützen würdest.
Alles Liebe,
Kia
Die Artikel aus der Reihe “Autoren an der Steuer” wurden nicht von einem Steuerberater verfasst und ersetzen keine professionelle Beratung. Für individuelle Beratung suche bitte einen Steuerberater auf. Mein Ziel ist es lediglich, allgemeine Informationen auf dem Gebiet der Steuern für meine Leser bereitzustellen und insbesondere Autoren Hilfen zur Orientierung an die Hand zu geben. Alle Angaben ohne Gewähr.
von Kia Kahawa | 18. Apr 2020
Außergewöhnliche Belastungen kann jeder Bürger in seiner Steuererklärung absetzen. Dabei ist es irrelevant, ob du selbstständiger Autor bist oder in einem Angestelltenverhältnis arbeitest oder etwas ganz anderes machst.
Die außergewöhnlichen Belastungen werden im Mantelbogen deiner Einkommensteuererklärung angegeben und können dein zu versteuerndes Einkommen mindern. Mindert sich dieser Betrag, kann sich deine zu zahlende Einkommensteuer vermindern oder – je nach Höhe des zu versteuernden Einkommens – auch ganz entfallen.
Was sind außergewöhnliche Belastungen?
Prinzipiell sind Kosten der privaten Lebensführung nicht steuerlich zu berücksichtigen. Du kannst nicht in deiner Steuererklärung angeben, dass du beispielsweise eine Schönheits-Operation hattest oder einen besonders teuren Urlaub gemacht hast. Das ist dir natürlich klar.
Aber unter Umständen können gewisse Kosten der privaten Lebensführung in deiner Einkommensteuer geltend gemacht werden.
Wird beispielsweise dein Fahrrad geklaut und du musst es ersetzen, so ist das eine außergewöhnliche Belastung. Es sei denn natürlich, du bist ein Manager mit einem sechsstelligen Jahreseinkommen – dann macht dir ein neues Fahrrad mal eben zwischendurch nichts aus.
Auch Kosten für Pflege und Krankheit können außergewöhnliche Belastungen sein. Wenn die Krankenkasse Leistungen nicht überniimmt, wie beispielsweise die Anfertigung von Zahnkronen, können schnell mittlere dreistellige bis niedrige vierstellige Beträge anfallen. Das kann sich nicht jeder leisten, und wenn du diese Beträge aufbringst und sie sozusagen zahlst, obwohl du sie nicht einplanen konntest, weil das Leben manchmal so spielt, wie es eben spielt, will der Staat dich durch die außergewöhnlichen Belastungen entlasten.
Zu den außergewöhnlichen Belastungen zählt laut § 33 EStG alles, was eine „größere Aufwendung“ ist, die dem Steuerpflichtigen zwangsläufig entsteht.
§ 33 Außergewöhnliche Belastungen
(1) Erwachsen einem Steuerpflichtigen zwangsläufig größere Aufwendungen als der überwiegenden Mehrzahl der Steuerpflichtigen gleicher Einkommensverhältnisse, gleicher Vermögensverhältnisse und gleichen Familienstands (außergewöhnliche Belastung), so wird auf Antrag die Einkommensteuer dadurch ermäßigt, dass der Teil der Aufwendungen, der die dem Steuerpflichtigen zumutbare Belastung (Absatz 3) übersteigt, vom Gesamtbetrag der Einkünfte abgezogen wird.
Zu den außergewöhnlichen Belastungen können folgende Ausgaben gehören:
- Unterhaltskosten
- Beerdigungskosten
- Pflegekosten
- Krankheitskosten
- Neuanschaffungen nach Diebstahl
Krankheitskosten als außergewöhnliche Belastungen
Zu den Krankheitskosten der außergewöhnlichen Belastungen gehören nicht nur Zahnkronen. Auch der eigene Anteil bei einem Kur-Aufenthalt, der in der Regel bei einem Aufenthalt von 3 – 6 Wochen zwischen 210,00 € und 300,00 € kostet, kannst du als außergewöhnliche Belastung abziehen. Das gilt natürlich nur für ärztlich verordnete Kuren, deren sonstige Kosten von der Krankenkasse gezahlt wurden.
Verunglückst du im Ausland und musst einen Krankentransport nach Deutschland selbst zahlen, gehört auch das zu den außergewöhnlichen Belastungen. Auch Fahrtkosten zum Arzt, wie wenn du beispielsweise mit dem Taxi zum Arzt gefahren werden musst, können, sofern die Krankenkasse diese Kosten nicht übernimmt, als außergewöhnliche Belastung abgezogen werden.
Auch Kosten für eine Augenoperation, die deine Fehlsichtigkeit korrigieren, kannst du im Mantelbogen deiner Einkommensteuererklärung angeben.
Wenn du übrigens Lexoffice verwendest, kannst du die außergewöhnlichen Belastungen auf das Konto “Krankheitskosten” buchen. Gib dafür in der Belegerfassung bei “Art der Ausgabe” einfach “außergewöhnlich” oder “Krankheitskosten” an.
Ab wann spart man Geld?
Die außergewöhnlichen Belastungen haben Grenzen.
Diese Grenzen bemessen sich an deinem Jahreseinkommen. Man rechnet im Finanzamt nach folgendem Schema:
Summe der Einkünfte (7 Einkunftsarten addiert)
– Altersentlastungsbetrag
– Entlastungsbetrag für Alleinerziehende
– Freibetrag für Land- und Forstwirte
= Gesamtbetrag der Einkünfte
– Verlustabzug
– Sonderausgaben
– außergewöhnliche Belastungen
= Einkommen
– Freibeträge für Kinder
– Härteausgleich
= zu versteuerndes Einkommen
Erst wird also dein Einkommen berechnet und erst dann werden außergewöhnliche Belastungen abgezogen. Das ist wichtig, weil das Einkommen, welches zuvor ermittelt wurde, mit einer Art Tabelle abgeglichen wird.
Der Staat hält nämlich einen gewissen Anteil deines Einkommens für angemessen. Belaufen sich deine außergewöhnlichen Belastungen beispielsweise auf 1 % deines gesamten Einkommens, so werden sie nicht in das zu versteuernde Einkommen eingerechnet, da 1 % als zumutbar gelten.
Für Einzelpersonen mit einem Einkommen von weniger als 15.340,00 € gelten übrigens 5 % als zumutbare Grenze. Bist du verheiratet und wählst die Einzelveranlagung, bleibt es dabei. Wählen du und dein Partner die Zusammenveranlagung, liegt die Granze bei 4 %. Hast du Kinder, kann sich dieser Prozentsatz weiter verringern. Je mehr du verdienst, desto höher liegt die Hürde.
Achtung: Geld sparen kannst du bei Krankenkassen. Zuzahlungen zu Medikamenten sollen nicht 2 % (3 % bei chronischer Krankheit) deines Einkomemns übersteigen. Ist das der Fall, gleicht die Krankenkasse sämtliche Eigenleistungen aus, die du tätigen musstest. Ausgenommen hiervon sind natürlich wie immer Brillen und alles rund um den Zahnarzt.
Die Tabelle für die Belastungsgrenze für das, was nicht als außergewöhnlich gezählt wird, kannst du beim Lohnsteuerhilfeverein nachschlagen.
Vielleicht kannst du jetzt im Kopf überschlagen, ob deine außergewöhnlichen Belastungen über diesem Betrag liegen und sie in deiner Einkommensteuererklärung angeben. Im Prinzip kannst du dabei nichts falsch machen: Im schlimmsten Fall erkennt das Finanzamt etwas nicht an. Beachte aber bitte, dass du nicht nur die Rechnung, sondern auch einen Zahlungsbeleg über deine außergewöhnlichen Belastungen brauchst.
Das war’s soweit zum Thema. Hat es dich weitergebracht? Wusstest du, dass man den Ersatz eines gestohlenen Fahrrads von der Steuer absetzen kann? Hinterlasse mir gerne einen Kommentar.
Alles Liebe,
Kia
Die Artikel aus der Reihe “Autoren an der Steuer” wurden nicht von einem Steuerberater verfasst und ersetzen keine professionelle Beratung. Für individuelle Beratung suche bitte einen Steuerberater auf. Mein Ziel ist es lediglich, allgemeine Informationen auf dem Gebiet der Steuern für meine Leser bereitzustellen und insbesondere Autoren Hilfen zur Orientierung an die Hand zu geben. Alle Angaben ohne Gewähr.
von Kia Kahawa | 18. Feb 2020
Im Buchsatz ist die Kreativität unbegrenzt, und das liebe ich so sehr daran. Selbst redend, dass ich Jay Kristoffs und Amie Kaufmans „Illuminae Files“ Buchreihe bewundert, gelesen, geliebt und ehrfüchtig betrachtet habe. Aber wie jeder Buchsetzer und jede Buchsetzerin, entwickele auch ich mich weiter. Inzwischen habe ich drei InDesign Buchsatz Ideen selbst entwickelt, die ich auch meinen Kund*innen anbieten kann.
Trigger-Warnungen im kreativen Buchsatz
Triggerwarnungen waren schon immer so eine Sache. Nun, was heißt „schon immer“ – seit ich von ihrer Existenz weiß.
Bei Inhaltswarnungen, die für Betroffene ein Trigger sein könnten, spielt ein wichtiger Faktor eine Rolle: Spoiler! Die Frage, wo sich Triggerwarnungen in einem Buch also befinden sollten, ist eine polarisierende. Einige wollen die Triggerwarnung gleich ganz vorne im Buch haben, andere wollen sie schon auf dem Buchcover, wiederum anderen reicht es, wenn sie hinten im Buch stehen …
Ich habe mich entschieden, und das empfehle ich all meinen Kund*innen, Triggerwarnungen als erste Zeile im Impressum auf Seite 4 anzuteasen. Hier befindet sich der Satz „Triggerwarnungen befinden sich auf der letzten Seite des Buches“.
Auf der letzten Buchseite dann gebe ich Triggerwarnungen als Liste an, und zwar auf dem Kopf stehend.
Somit ist gewährleistet, dass jede*r, der oder die die Triggerwarnungen sucht, sofort finden und lesen kann. Andererseits ist eine Leserin, die durch das Buch blättert und versehentlich darauf stößt, durch die auf dem Kopf stehende Schrift nicht sofort über die Inhalte des Buches gespoilert.
Triggerwarnungen dieser Art findest du beispielsweise bei…
Mit Seitenzahlen spielen
In „Irre sind menschlich“, meinem bisher noch nicht veröffentlichten Roman, weiß ich schon genau, wie der Buchsatz aussehen soll. Ich möchte mit den Seitenzahlen spielen.
Der Protagonist hat eine manische Psychose, bei der ihn die Zahl 5 immer wieder einholt, vereinnahmt und triggert. In den Phasen, in denen er in der Psychose steckt, spiele ich also mit den Seitenzahlen und lasse sie vom langweiligen 7-bis-300-zählen ausruhen. Ein paar Variationen der 5, ein bisschen Spielen mit dem Geist des Lesers oder der Leserin, und schon habe ich mit kleinen Varianten einen besonderen Buchsatz geschaffen.
Ich liebe es, mit den Eigenheiten eines Buches herumzuspielen und etwas Besonderes im Buchsatz zu schaffen. Wenn du also auch eigene Buchsatz Ideen hast, nenn sie mir: Ich setze sie gerne für dich um. Grundsätzlich ist erstmal nichts unmöglich 😉
Zwei Seelen und sein besonderes Layout
Bei „Zwei Seelen“ habe ich den Vogel abgeschossen. Sorry, das ist ein komisches Bild und ich lobe mich etwas zu sehr, aber ich bin wirklich sehr stolz auf meine InDesign Buchsatz Ideen, die ich hier hatte.
Weder ich noch mein Verlag wollen es uns leisten, den Buchschnitt bedrucken zu lassen. Aber ich möchte einen bedruckten Buchschnitt!
Also habe ich mir da etwas überlegt, was ein bisschen kompliziert zu erklären (und noch komplizierter in der Umsetzung) ist.
Man nehme zwei Grafiken, die so hoch wie der Buchblock sind und ein Größenverhältnis haben, sodass die Breite der Grafik im Verhältnis zur Höhe etwa so ausgerichtet ist wie die Buchrückenstärke zur Höhe des Buchblocks. Für „Zwei Seelen“ habe ich mir dafür eine Trompete und eine Klarinette ausgesucht, beide in schwarz weiß als eine Art detailreicheres Piktogramm.
Jetzt zerschneide ich die Grafiken in so viele Einzelgrafiken wie ich Druckbögen habe. Hat mein Buch also beispielsweise 400 Seiten, habe ich 200 einzelne Grafiken von der Trompete und 200 einzelne Grafiken von der Klarinette. Jede dieser Grafiken ist weiterhin so hoch wie der Buchblock, aber ich skaliere es auf genau einen Pixel Breite.
Diese Einzelgrafiken sind also eine Art „Pixelstange“. Ich füge sie am Rand des Buches ein, ziehe sie auseinander, bis sie wie ein Barcode aussehen, und das mache ich für alle Seiten. Alle 200 ungeraden Seitenränder bekommen nach und nach die Bilder Trompete_001.png, Trompete_002.png […] bis hin zu Trompete_200.png. Die 200 geraden Seiten bekommen die auseinandergezogenen „Pixelstangen“ der Klarinette.
Das Ergebnis: Hältst du das Buch in der Hand und biegst es auch nur ein wenig in die eine oder andere Richtung, sieht es aus, als sei der Buchschnitt mit einer Trompete und einer Klarinette bedruckt! Und das Ganze ohne dass die leider selten gut riechende Schnittfarbe aufgetragen werden muss und die Druckerei mehr berechnet.
Ich bin stolz, mir das selbst beigebracht zu haben und bisher augenscheinlich die einzige Buchsetzerin im deutschsprachigen Raum zu sein, die diese Buchschnittbilder anbietet. Sobald „Zwei Seelen“ gedruckt ist, zeige ich euch, wie das Ergebnis aussieht!
Angefixt von meinen Ideen?
Möchtest du mit einer aktiven, kreativen und leidenschaftlichen Buchsetzerin die schönste Version deines Buches auf den Markt bringen? Ich bin gerne für dich da. Schreib mir eine E-Mail und erzähl mir von deinem Projekt. Ich freue mich über jede Anfrage und arbeite zuverlässig und präzise an deinem Buchsatz.
Wenn du ein Angebot haben möchtest, lade dir bitte meine Checkliste für den Buchsatz herunter und sende sie mir ausgefüllt zu: Dann weiß ich, was auf mich zukommt, und ich mache dir gern ein Angebot. Bring aber bitte Zeit mit: Aufgrund der hohen Nachfrage habe ich derzeit eine Wartezeit von 2 bis 3 Monaten, bis ich neue Kund*innen annehmen kann.
Alles Liebe,
Kia
P.S.: Hier gelangst du zur Buchsatz-Landing-Page 🙂
von Kia Kahawa | 31. Jan 2020
Autoren an die Steuer! Oh warte. Bevor du deine Einkünfte als nebenberuflich selbstständiger Autor irgendwo angeben oder überhaupt einnehmen kannst, muss eine ordnungsgemäße Rechnung her. Wie du eine korrekte Rechnung erstellst, erkläre ich dir in diesem Artikel. Ich hoffe, nach dem Lesen fällt es dir leicht, eine Rechnung zu schreiben.
Rahmenbedingungen für Rechnungsstellung
Zunächst ist wichtig, dass die Rechnung von der Form her korrekt erstellt wird. Auf einer Rechnung werden Leistungen (Buchverkäufe, Lektorate, Gewinnbeteiligungen) abgerechnet. Das Wort “Rechnung” muss nicht auf dem Papier stehen. Auch eine Unterschrift ist nicht erforderlich, aber meistens nett.
Die Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen; Hauptsache ist, dass sich die nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Elemente daraus ergeben.
Die Rechnung muss übrigens gemäß § 239 HGB und nach § 87 AO in einer lebenden Sprache verfasst werden. Weder Klingonisch noch Latein sind zulässig.
Rechnungen müssen auf Papier erstellt werden. Wenn der Empfänger dem zustimmt, darf die Rechnung beispielsweise als .pdf-Datei elektronisch versendet werden.
Arbeitest du im B2B-Bereich, musst du die Rechnung spätestens ein halbes Jahr nach Leistungserbringung ausstellen. Generell solltest du aber, auch für den Verwaltungsaufwand und die Kontrolle über deinen Kontostand, Rechnungen immer sehr zeitnah erstellen und versenden.
Feste Pflichtangaben auf einer ordnungsgemäßen Rechnung
Wie eine ordnungsgemäße Rechnung auszusehen hat, ist in § 14 Abs. 4 UStG geregelt. Die folgenden Paragraphen bis ca. § 14c UStG regeln, was im Fall einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung zu tun ist. Dazu aber ein andern Mal mehr.Für dich als kleinunternehmender Autor ist die Rechnungsstellung ein wenig einfacher, als es dieser sehr ausführliche Absatz aus dem Umsatzsteuergesetz vermuten lässt.
Auf einer Rechnung sollten folgende Angaben enthalten sein:
Deinen vollständigen Namen (Klarname, nicht Pseudonym!) und die Anschrift. Bei Rechnungen über 150,00 € müssen auch diese Daten vollständig vom Rechnungsempfänger vorhanden sein.
Deine Steuernummer oder die USt-ID-Nr müssen sich ebenfalls auf der Rechnung befinden.
Dazu kommt das Ausstellungsdatum der Rechnung, das sich nicht in der Rechnungsnummer wiederfinden muss, aber darf.
Bastel dir am besten eine Rechnungsvorlage, die diese Angaben enthält, und verwende sie immer wieder.
Übrigens: Wenn du eine Gutschrift ausstellst, also eine Rückwärts-Rechnung und somit eine Zahlungsverpflichtung an dich selbst erzeugst, muss das Wort “Gutschrift” auf dem Dokument stehen.
Eigene Nummernkreise für die Rechnungsnummer erfinden
(4) Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), […]
Die Rechnungsnummer muss eine fortlaufende Zahl sein, die nicht noch einmal vorkommt. Du kannst deine Rechnungsnummern also wie folgt benennen:
20200201.001
20200201.002
20200201.003
bei mehreren Rechnungen am Tag ist das beispielsweise sinnvoll.
Du kannst aber auch einfach pro Kalendertag eine Rechnung ausstellen, wenn du als Kleinunternehmer eh nicht so viel mit Rechnungen am Hut hast:
20200201
20200202
20200203
Ganz klassisch kann deine Rechnungsnummer aber auch fortlaufend bei Null beginnen:
00001
00002
00003
00004
In all diesen drei Beispielen sieht der Kunde durch die Rechnungsnummer aber, wie viele Rechnungen du erstellt hast und kann sich ein Bild von deinen Kunden und Aufträgen machen.
Willst du dazu Anonymität haben, kannst du die Rechnungsnummer auch aus verschiedenen Bestandteilen zusammensetzen. Du kannst beispielsweise mit der Monats- und Jahreszahl beginnen, die Ziffer des Anfangsbuchstaben des Kunden aus dem Alphabet anstellen und dann durchnummerieren. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Dann könnte die Rechnungsnummer wie folgt aussehen:
20020111 für den ersten Kunden (mit “K” am Anfang) im Februar 2020
20020201 für den zweiten Kunden (mit “A” am Anfang) im Februar 2020
20020326 für den dritten Kunden (mit “Z” am Anfang) im Februar 2020
So werden die Zahlen mit jeder neuen Rechnung größer, haben aber eine “Lücke“, da sie nicht aus Zahlen bestehen, deren Abstand zueinander 1 ist.
Wichtig ist, dass die Rechnungsnummer einmalig ist und fortlaufend verständlich ist. Das Finanzamt würde bei diesem Beispiel fragen, wo die Rechnung 200204?? ist, wenn es eine Rechnung 20020518 gegeben hat. Es wird nicht nach 20020519 oder 20020517 gefragt, keine Sorge! Das Finanzamt kennt sich mit separaten Nummernkreisen aus.
Übrigens: Wenn du mit Lexoffice arbeitest, werden deine Rechnungen alle nicht nur ordentlich und schick aussehen, sondern entsprechen auch den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Die Rechnungsnummern werden automatisch erstellt und du kannst über eine Maske auf deine Produkte und Dienstleistungen zurückgreifen und auch die Umsatzsteuer berechnet sich ganz automatisch.
So sieht die interne Maske für die Rechnungserstellung in Lexoffice aus
Das ist die Beispielrechnung, die Lexoffice anzeigt, wenn du individuelles Briefpapier in deine Druckvorlage lädst
Professionelle Rechnungen schreiben leicht gemacht geht also super mit Lexoffice! Ich selbst nutze das Programm seit 2018.
Variable Pflichtangaben auf der Rechnung
Natürlich sieht nicht jede Rechnung gleich aus.
Neben dem festen Kopf und der variablen, fortlaufenden Rechnungsnummer musst du folgende Angaben machen:
Was hast du verkauft / geleistet? Schreibe die Menge der verkauften Bücher oder anderer Gegenstände auf und nenne den Titel und den Einzel- sowie den Gesamtpreis. Bei Dienstleistungen ist es wichtig, dass du nicht nur die Art der Leistung, sondern auch den Umfang abgibst. Es muss ersichtlich sein, wonach du abrechnest. Verwende dafür handelsübliche Bezeichnungen wie Stück, Pack, Stunde, Wörter, Normseiten oder was auch immer du in Rechnung stellst.
Wann war der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung? Besonders bei Dienstleistungen mit Frist ist es schwierig zu sagen, wann genau die Leistung erfolgt ist. Die gute Nachricht: Mit einem feststehenden Satz wie “Lieferungszeitraum war der Monat Mai” bist du auf der sicheren Seite. Ich selbst arbeite auf allen Rechnungen mit dem Monat als Leistungszeitraum, bis auf einen Auftraggeber, den ich nach Kalenderwochen abrechne.
Dann brauchst du nur noch einen Hinweis auf deine Kleinunternehmereigenschaft nach § 19 UStG und die damit verbundene nicht ausgestellte Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer, und die Rechnung ist laut Gesetz ordnungsgemäß.
Aber bedenke: Wenn du eine Zahlungsfrist angibst, bist du auf der richtigen Seite. Das Mahnverfahren für Privatpersonen kann erst laufen, nachdem du ausdrücklich auf die Zahlungsfrist hingewiesen hast. Im B2B-Bereich gerät man in Zahlungsverzug, sobald 30 Tage um sind. Du tust dir selbst und deinen Kunden etwas Gutes, wenn du Frist und Kontodaten gleich mit auf der Rechnung angibst.
Das war’s soweit. Das verlangt § 14 Abs. 4 von uns kleinunternehmenden Autoren, wenn wir Rechnungen ausstellen. Hast du Fragen, Kritik, Lob oder Anregungen, pack diese in die Kommentare unter dem Beitrag.
Alles Liebe,
Kia
Die Artikel aus der Reihe “Autoren an der Steuer” wurden nicht von einem Steuerberater verfasst und ersetzen keine professionelle Beratung. Für individuelle Beratung suche bitte einen Steuerberater auf. Mein Ziel ist es lediglich, allgemeine Informationen auf dem Gebiet der Steuern für meine Leser bereitzustellen und insbesondere Autoren Hilfen zur Orientierung an die Hand zu geben. Alle Angaben ohne Gewähr.
von Kia Kahawa | 31. Jan 2020
Professioneller Buchsatz: Ich sage es nicht gern, aber es gibt viele Möglichkeiten, einen professionellen Buchsatz anzufertigen. Warum ich das nicht gerne sage? Nun, für mich gibt es nur eine Möglichkeit: Den professionellen Buchsatz mit InDesign! Ich möchte das Programm nicht mehr missen, und daher schreibe ich in diesem Artikel darüber, wo die Grenzen welchen Programmes beim Buchsatz sind.
Es geht also um professionellen Buchsatz mit InDesign und warum Word und Papyrus keine adäquaten Buchsatzprogramme sind.
Professioneller Buchsatz: Niemals ohne Grundlinienraster!
Einer der Hauptgründe, warum ich ungesetzte Bücher auf den ersten Blick erkenne, ist das Grundlinienraster. So bezeichnet man die fiktiven Linien, sozusagen den einheitlichen Zeilenabstand, die horizontal auf einer Papierseite stehen.
Hat ein Buch kein Grundlinienraster, so sieht man das, wenn man eine Seite gegen das Tageslicht hält.
Rechnen wir einfach mal ein paar pt zusammen: Wir haben zehn Zeilen mit Fließtext. Die Schrift hat 11 pt, der Zeilenabstand beträgt 15 pt. Die zehn Zeilen brauchen also insgesamt 150 pt. Nun fügen wir in diesen Textrahmen eine Überschrift ein, denn irgendwo beginnt schließlich ein Kapitel.
Eine Überschrift in 16 pt mit einem Zeilenabstand von 17,5 pt sorgt dafür, dass der Fließtext (11 pt, Zeilenabstand 15 pt) weiter nach unten rutscht. Wir ziehen also erst die benötigten 17,5 pt von den 150 pt ab und erhalten 132,5 pt Restplatz. Darein passen 8,83 Zeilen à 15 pt, also: 8 Zeilen. Und darunter ist dann ein bisschen Freiraum, denn eine ganze Zeile passt nicht mehr hinein.
Die rechten und linken Zeilen sind nicht auf einer Höhe.
Mit einem Grundlinienraster wäre das nicht passiert. Das Grundlinienraster sorgt dafür, dass die Zeilen immer auf der Linie „einrasten“, die als Nächstes in der Nähe ist. Wenn ein Grundlinienraster also alle 15 pt eingerichtet ist und ich mit einer 17,5-pt-Zeile ankomme, bleibt eine Zeile leer, meine Überschrift „fällt“ auf die nächste Linie (also quasi die 24,4-pt-Linie), und alle folgenden Zeilen bleiben auf ihren Linien. Dadurch wird das Schriftbild ordentlich und klar, und der Buchsatz kann erst so ordentlich werden.
Weder Word noch Papyrus bieten ein Grundlinienraster an. Bei Papyrus gibt es unter Einstellungen –> Erscheinungsbild –> Hilfszeichen die „Basislinien der Zeilen“. Diese kannst du dir aber nur anzeigen lassen und nicht damit arbeiten.
Die einzige Möglichkeit, in Word oder Papyrus an die Vorteile eines Grundlinienrasters zu gelangen, ist, wenn deine Überschriften und abweichenden Absatzformate ein Vielfaches der Zeilenhöhe deines Fließtextes sind. Stellst du also für die 16-pt-Überschrift einen Zeilenabstand von genau 24,4 pt ein, hast du ein Vielfaches der 15 pt und somit keine Verrückungen.
Durch ein Vielfaches im Zeilenabstand sieht es so aus, als hätte dieser Word-Text ein Grundlinienraster
Zugegeben, diese Methode funktioniert, aber wenn du im Nachhinein doch lieber eine Zeile weniger oder mehr, einen Millimeter hier oder dort verändert haben willst … dann macht der Buchsatz mit Word keinen Spaß.
Merke: Professioneller Buchsatz hat immer ein Grundlinienraster!
Silbentrennung mit Word, Papyrus und InDesign
Ein wichtiger Aspekt professionellen Buchsatzes ist natürlich die Silbentrennung.
Ich habe 2017 einen Verlag kennengelernt, der mir sagte: „Wir machen keine Silbentrennung“. Und wieso? Weil die ihren Buchsatz selbst mit InDesign gemacht haben und das Programm nicht verstanden haben bzw. nicht das deutsche Wörterbuch und die richtigen Einstellungen verwendet haben. Schade!
In meinen Anfängen als Buchsetzerin dachte ich auch noch, ich müsste die Silbentrennung komplett beaufsichtigen, jede Seite durchgehen und unbedingt auf Fehler achten. Inzwischen ist das nicht mehr so. Man kennt seine Pappenheimer. Es gibt so genannte geschützte Leerzeichen, durch die man Worte zusammenhalten kann, die trotzdem durch ein Leerzeichen getrennt werden. Schreibe ich beispielsweise irgendwo von „20 Kilometern“, möchte ich nicht, dass in einer Zeile „20“ und in der nächsten „Kilometern“ steht. Schreibe ich über einen „Handy-Spartarif“, möchte ich natürlich, dass das Wort am Bindestrich getrennt wird. „Handy-Spartarif“ ist nämlich viel schöner als „Handy-Spar-tarif“.
Bei Word kannst du zwei Funktionen verwenden:
- Du stellst die Sprache ein und sagst deinem Programm somit, dass es nach Deutschem Wörterbuch trennen soll.
- Du schaltest die Silbentrennung an oder aus.
In Papyrus Autor kannst du zusätzlich an bestimmten Stellen die Silbentrennung ausstellen. Dafür markierst du eine Textstelle, gehst über „Zeichen“ auf „Sprache und Silbentrennung“ und stellst „keine Silbentrennung an dieser Stelle“ ein.
Außerdem kannst du, da der Duden in Papyrus Autor implementiert ist, ästhetische und unästhetische Silbentrennungen unterscheiden lassen. Das ist eine wichtige Funktion, die es in InDesign deutlich umfangreicher gibt.
In InDesign gibt es den bedingten Trennstrich (ein: „Hier bitte trennen, wenn es getrennt werden muss!), aber auch geschützte Leerzeichen, und ich kann für jeden Absatz sagen, wie viele Buchstaben eine Silbe haben darf oder muss, bevor sie vom Rest des Wortes getrennt werden darf.
Der professionelle Buchsatz mit InDesign ermöglicht aber noch viel mehr. Vor allem, und das ist beinahe das Wichtigste, kann ich verschiedene Absatzformate erstellen, sie aufeinander aufbauen lassen, verschachteln und im Nachhinein definieren.
Initialien mit Word, Papyrus und InDesign
Kommen wir zu den schönen Dingen des professionellen Buchsatzes: Verzierungen, Specials und Ähnliches. Ich habe ein paar Buchsatz-Kniffe selbst erfunden, wovon ich ein paar Einblicke auf diesem Blog veröffentliche. Aber zunächst zu den nicht ganz so exquisiten Verzierungen: Jede*r kennt es, jede*r liebt es: Initialen! Der große Buchstabe am Anfang eines Kapitels macht ganz schön was her, vor allem, wenn professioneller Buchsatz am Werk ist!
In Word kannst du ein Initial mit den folgenden Einstellungen versehen:
Bei Papyrus gibt es derzeit noch keine Möglichkeit, ein intelligent vom Programm eingefügtes Initial in den Text zu bringen, zumindest finde ich es derzeit noch nicht im Benutzerhandbuch. Seit 2016 steht diese Funktion allerdings auf der To-Do-Liste der Autorensoftware.
Und in InDesign? Nun, da kann ich sämtliche Einstellungen vornehmen, die ich möchte. Und das Gute an professionellem Buchsatz: Ich kann durch ein einfaches Absatz- oder Zeichenformat (oder eine Verschachtelung, lange Geschichte …) mit einem Klick alle Initiale der gesamten Buchdatei anpassen. Einheitlichkeit wird hier groß geschrieben! Verzeiht mir bitte den Wortwitz.
Konnte ich dich überzeugen, dass professioneller Buchsatz mit InDesign die bestmögliche Wahl für ein einheitliches, schickes, lesbares und gut durchdachtes Layout ist? Ich hoffe, das ist mir gelungen.
Wenn du dein Buch professionell gesetzt haben möchtest, melde dich bitte per E-Mail bei mir, nachdem du meine Checkliste für den Buchsatz heruntergeladen und ausgefüllt hast. Mit diesen Angaben über dein Projekt kann ich dir schnellstmöglich eine konkrete Auskunft darüber geben, wie unsere Zusammenarbeit aussehen wird! Professioneller Buchsatz lohnt sich immer.
Alles Liebe,
Kia
P.S.: Hier gelangst du zur Buchsatz-Landing-Page 🙂
