In diesem Artikel erkläre ich euch, was der Lexoffice Kundenmanager ist und teile meine Erfahrungen mit dem kostenpflichtigen Add-On zu Lexoffice mit euch.

So ein ordentliches und von allen Seiten bespielbares Kunden-Management habe ich mir gewünscht, kurz bevor Lexoffice es auf den Markt gebracht hat. Ich war gerade drauf und dran, zähneknirschend Microsoft Teams zum CRM umzufunktionieren, da ich keine bezahlbaren und für meine Zwecke dennoch ausreichend umfangreichenden Kunden-Tools gefunden habe. Dann kam Lexoffice mit dem Kundenmanager um die Ecke und ich habe dankend die ersten kostenlosen 30 Tage dieses Zusatz-Tools in Anspruch genommen.

 

Die Kundenansicht im Kundenmanager

Schau dir zunächst das folgende Bild an. Ich habe eigens für diesen Blogartikel eine Musterkundin angelegt und ein bisschen gespielt, um dir den Kunden-Manager zu erklären. Hoffen wir, dass ich das rückstandslos wieder entfernt kriege, damit ich da keine Geschäftsbriefe zehn Jahre aufbewahren muss.

Ich kann eine Kundin entweder als Firma oder als Person anlegen. Hier siehst du die Kundin Maxine Musterperson als Person angelegt. Ich habe eine Kundennummer, die Lexoffice automatisch generiert, die Rechnungsanschrift, die Lexoffice automatisch in Angebots- und Rechnungsvorlagen integriert. Die Mailadresse, Rufnummer, Website und ein paar Notizen. So notiere ich mir zum Beispiel, welche Bücher Kund*innen veröffentlicht haben, da mich natürlich deren Erfolge interessieren und ich da gerne nachfrage. Auch wenn ich am Telefon etwas erfahre wie „Heute wird die kleine Emma ein Jahr alt“, dann notiere ich mir das, einfach um beim nächsten Gespräch freundlich nachzufragen, wie es denn der Emma geht.

Tags im Kundenmanager

Außerdem wichtig in meinem Betrieb sind die Tags „Du“ oder „Sie“, die ich mir selbst erstellt und den Kund*innen zugewiesen habe. Denn ich arbeite in Lexoffice nicht allein. Meine Assistentin hat einen Zugang (mit dem sie mein Konto nicht leerräumen und auch nicht alle Zahlen sehen kann, keine Sorge), aber sie kann zu Kund*innen Notizen ablegen, etwa wenn sie E-Mails geschrieben hat. Wenn ich dann eine E-Mail beantworten möchte, kann ich hier genau nachsehen, ob meine Assistentin schon Frage X von letzter Woche geklärt hat, also kann ich mich jetzt bereits Projekt Y widmen. Somit sprechen wir unsere Kund*innen immer richtig an – „du“ ist normal bei uns, aber wenn ein*e Neukund*in mit „Sie“ beginnt, bleibe ich auch bei der höflichen Anrede – und arbeiten zeiteffizient im Sinne der Kund*innen.

Kundenspezifische Rechnungsdaten

Außerdem kann ich einen kundenspezifischen Rabatt sowie Zahlungsbedingungen anlegen. Das siehst du auf der linken Seite unten. Auf der rechten Seite siehst du die Einträge. Hier sind alle nur von mir. Es gibt Notizen, Aufgaben, Dokumente (wie die Illustration) oder auch den Verlauf von Angeboten und Rechnungen. Zudem zeigt mir der Kundenmanager später an, wie lange der Kunde durchschnittlich zum Bezahlen braucht, wie viel Umsatz er mir in welchem Monat / Jahr gebracht hat und, wenn ich möchte, das Ganze auch noch mal als Lieferant. Denn Kund*innen können natürlich auch gleichzeitig Lieferanten sein.

Aufgaben im Kundenmanager

Die Aufgaben, die ich pro Kunde anlege, werden mir im Dashboard tagesaktuell als „heute fällige Aufgaben“ angezeigt, sodass ich, wenn ich täglich auf mein Konto gucke, eben auch alles abarbeite, was ich mir selbst im Bereich Kundenpflege als To-Do aufgeschrieben habe. Für eine genaue Übersicht gehst du dazu in die Kundenübersicht. Hier siehst du fett und orange die heute fälligen Aufgaben sowie alle zukünftigen oder ohne Datum fälligen Aufgaben.

Lexoffice Kundenmanager Kosten

Die Erweiterung „Lexoffice Kundenmanager“ kostet 9,90 Euro netto pro Monat und ist meiner Meinung nach jeden Cent wert. Wenn du allerdings nur mit einer Hand voll Kund*innen zu tun hast, etwa weil du als Selfpublisher nur mit zwei oder drei Distributoren zu tun hast oder als Verlagsautor nur mit ein paar Verlagen im (buchhalterischen) Kontakt stehst, dann solltest du dir diesen Kostenpunkt zunächst gut überlegen. Für alle anderen, die wie ich auf Kund*innen-Gewinnung aus sind und gleichzeitig ihre Bestandskunden pflegen wollen, ist der Lexoffice Kundenmanager ein wahrer Gewinn im Alltag. Ich möchte ihn nicht mehr wegdenken.

 

Anbindungen des Kundenmanagers

Der Kundenmanager kann außerdem Kontaktdaten in .csv-Dateien exportieren, vcards erstellen und natürlich klappt auch der Import, falls du vorher mit einer anderen Buchhaltungssoftware zusammengearbeitet hast.

Kritik am Lexoffice Kundenmanager

Was ich am Kundenmanager von Lexoffice ändern wollen würde? Da gibt es ein paar Features, die ich mir wünsche. Diese habe ich Lexoffice bereits mitgeteilt und bin gespannt, welche davon in Zukunft umgesetzt werden. Was ich aber wirklich als Manko anprangern und klar als Schwäche herausstellen möchte: Die Notizen der Kontakte erlauben keine Formatierung, so auch keinen Zeilenumbruch. Somit ist meine schöne Ordnung in Maxine Musterpersons Ansicht unten links hinüber.

Aus
„Autorin von:
– “Buchtitel 1” – 2012
– “Buchtitel 2” – 2014
– “Buchtitel 3” – 2017
Tochter Emma (* 09.07.2019)
– Hund: Phoebe“
wird hier einfach:
„Autorin von: – “Buchtitel 1” – 2012 – “Buchtitel 2” – 2014 – “Buchtitel 3” – 2017 Tochter Emma (* 09.07.2019) – Hund: Phoebe“ gemacht.

Was bei Telefonaten nicht ganz so cool ist. Denn bei Telefonaten habe ich den Lexoffice Kundenmanager grundsätzlich geöffnet.

 

Meine Erfahrungen mit dem Lexoffice Kundenmanager

Ich bin begeistert und möchte den Kundenmanager von Lexoffice nicht mehr missen. Für alle, die „Autoren an die Steuer“ lesen und für sich im beruflichen Alltag anwenden können, ist der Kundenmanager auf jeden Fall einen zweiten Blick wert. Über meinen Promo-Link kannst du übrigens 40 % Rabatt auf die ersten 12 Monate von Lexoffice bekommen – nicht aber auf den Kundenmanager. Falls du aber ganz neu in der Lexoffice-Welt bist, dann folge einfach dem Link und schau dir die Unternehmenssoftware einfach mal an – wenn du magst, alternativ für die ersten 30 Tage kostenfrei.

Alles Liebe,

Kia



Die Artikel aus der Reihe “Autoren an der Steuer” und dieser Artikel über den Lexoffice Kundenmanager wurden nicht von einem Steuerberater verfasst und ersetzen keine professionelle Beratung. Für individuelle Beratung suche bitte einen Steuerberater auf. Mein Ziel ist es lediglich, allgemeine Informationen auf dem Gebiet der Steuern für meine Leser*innen bereitzustellen und insbesondere Autor*innen und Kreativen Hilfen zur Orientierung an die Hand zu geben. Alle Angaben ohne Gewähr. Beachte das Datum der Veröffentlichung dieses Artikels – Steuergesetze können sich jährlich ändern!

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