“Bist du schriftstellernaher Dienstleister oder Autor und hast noch nie darüber nachgedacht, freiwillig umsatzsteuerpflichtig als Kleinunternehmer zu werden? Dann ist dieser Artikel genau der Richtige für dich, denn es gibt da einen guten Grund, warum die freiwillige Umsatzsteuerpflicht Vorteile für dich bringt.

Vorab sei aber gesagt, dass ich die freiwillige Umsatzsteuerpflicht grundsätzlich eher Buchdienstleistern empfehle und nicht Autoren, die „nur“ Schriftsteller sind.

Das bedeutet freiwillig umsatzsteuerpflichtig werden für Autoren und Buchdienstleister

Bist du umsatzsteuerpflichtig, muss deine Buchhaltung sauber und nachvollziehbar angelegt werden, du fertigst jährlich eine Umsatzsteuererklärung an und musst regelmäßig (monatlich, quartalsweise oder halbjährlich) Umsatzsteuervoranmeldungen anfertigen und bis zum zehnten Tag nach Ablauf dieses Zeitraums an das Finanzamt übermitteln.

Konkret bedeutet das, dass du auf deine Rechnungen und für Buchverkäufe die jeweils gültige Umsatzsteuer von 19 % oder 7 % draufschlägst. Die freiwillige Umsatzsteuerpflicht für Kleinunternehmer bedeutet aber auch, dass du bei deinen Betriebsausgaben die von dir an den Verkäufer oder Dienstleister bezahlte Steuer vom Finanzamt zurückerstattet bekommst. Dann nennen wir die Umsatzsteuer „Vorsteuer“. Wenn du mehr zu dieser so genannten „Allphasen-Netto-Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug“  wissen möchtest, kann ich dir meinen Artikel „Vorsteuer oder Umsatzsteuer“ empfehlen.

Dieses Umsatzsteuer-bezahlen und Vorsteuer-zurückkriegen regelst du mit den Umsatzsteuer-Voranmeldungen und der Umsatzsteuererklärung mit dem Finanzamt: Denn du musst nicht bei jedem verkauften Buch für 10,00 Euro die 65 Cent Umsatzsteuer an das Finanzamt schicken und nicht bei jeder Betriebsausgabe die Vorsteuer vom Finanzamt anfordern. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung verrechnest du regelmäßig alle Umsatzsteuer-Einnahmen und Vorsteuer-Ausgaben. Mehr zur Umsatzsteuervoranmeldung ein andern Mal in einem separaten Artikel.

Klingt das alles nach etwas, was man freiwillig macht?

Meine Antwort lautet ganz klar: Ja! Und wäre ich früher drauf gekommen, wäre ich nicht erst zum 01.01.2020 umsatzsteuerpflichtig geworden.

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, solltest du deine Buchhaltung nicht mehr tabellarisch in Excel machen. Ich persönlich nutze Lexware Office – die Software erkennt Belege, erfasst die verschiedenen Umsatzsteuersätze und lässt dich die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit nur einem Klick machen.

Darum ist die freiwillige Umsatzsteuerpflicht ein Vorteil für dich

Als Kleinunternehmer freiwillig umsatzsteuerpflichtig zu sein, bringt dir einerseits Glaubwürdigkeit und Vertrauen bei deinen Kundinnen und Kunden, und andererseits sorgt die freiwillige Umsatzsteuerpflicht dafür, dass du gerade zu Beginn deiner Selbstständigkeit einen leichteren Einstieg in das Unternehmerdasein hast.

Glaubwürdigkeit und Vertrauen

Gehen wir mal einen Schritt zurück. Kleinunternehmer zu sein bedeutete früher, einen Umsatz von weniger als 22.000 Euro im Jahr zu machen. Seit dem 01.01.2025 liegt diese Grenze nach § 19 UStG bei 25.000 Euro im Jahr.

Das bedeutet, dass du durch alle Buchverkäufe, Websitewerbung, Lesungen, Vorträge auf Buchmessen, Kooperationen und sonstige Einnahmequellen aus deiner Autoren- oder Dienstleistungs-Selbstständigkeit insgesamt weniger als 25.000 Euro im Jahr Umsatz machst. (Zur Erinnerung: Der Umsatz ist die Summe all deiner Einkünfte ohne Berücksichtigung der Betriebsausgaben. Umsatz – Betriebsausgaben = Gewinn).

Wenn wir diese 25.000 Euro mal kurz durchrechnen, kommen wir auf (25.000 Euro : 12 =) 2.083.33 Euro Umsatz pro Monat. Wenn davon Betriebsausgaben abgehen, sagen wir mal im Durchschnitt 400 Euro für die nächste Buchveröffentlichung, bleiben 1.683,33 Euro. Davon gehen etwa 25 % an die Künstlersozialkasse ab, wenn du hauptberuflich tätig bist. Es bleiben also (1.683,33 Euro * 0,75 =) 1.262 Euro im Monat (15.141 Euro im Jahr), die du bei diesem Gewinn mit einer Durchschnittsbelastung von ((972,87 * ((15.141 – 9.408) / 10.000 ) + 1.400) * ((12.888 – 9.408) / 10.000) =) 672 Euro (oder: 4,69 %) einkommensteuerlich versteuern musst. Crazy Rechnung, oder? Diese Formel findest du in § 32 EstG, es ist Formel „b“.

Es bleiben also (15.141 Euro – 672 Euro =) 14.469 Euro jährlich (1.205 Euro im Monat) übrig.

Was diese ganze Rechnung sagen soll: Wenn du als Kleinunternehmer eine steuerfreie Rechnung ausstellst, sagst du damit deinen Kunden, dass du mit deinem Geschäft so wenig verdienst, dass du davon kaum oder nur knapp leben kannst. Du verrätst also durch jede Kleinunternehmer-Rechnung, dass du nicht voll ausgelastet bist und nicht viele Kunden hast.

Im Umkehrschluss heißt das, dass du als freiwillig umsatzsteuerpflichtiger Buchdienstleister zwar Kleinunternehmer sein könntest, aber zunächst den Eindruck vermittelst, dass du mit beiden Beinen fest in deiner Selbstständigkeit stehst. Das erhöht die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen in deine Dienstleistungen und kann gerade zu Beginn deiner Selbstständigkeit, wenn du noch Kleinunternehmer bist, sehr wertvoll sein.

Weniger finanzielle Belastung zu Beginn der Selbstständigkeit

Bleiben wir beim Thema „Beginn der Selbstständigkeit“: Gerade wenn du dich selbstständig machst, hast du zu Beginn oft mehr Betriebsausgaben als Betriebseinnahmen.

Du fährst zu Messen, um zu netzwerken und potentielle Kunden kennenzulernen und zu akquirieren. Du druckst Visitenkarten, Geschäftspapiere, beauftragst eine Designerin für dein Logo, kaufst vielleicht sogar einen höhenverstellbaren Schreibtisch, einen neuen Laptop, einen Rucksack, einen Drucker, einen Stapel Papiere und einen Kugelschreiber. All diese Kosten sind deine Betriebsausgaben. Es kann passieren, dass im ersten Jahr weniger Geld reinkommt, als du ausgibst.

Bist du freiwillig umsatzsteuerpflichtig, kannst du vom Finanzamt all die Steuer zurück überwiesen kriegen, die du mehr ausgegeben hast, als du sie einnimmst.

Hast du also beispielsweise durch Messe, Druckerei, Designer und Büroausstattung zu Beginn deiner Selbstständigkeit Betriebsausgaben in Höhe von 10.000 Euro netto (ohne Umsatzsteuer), nimmst aber nur 7.000 Euro netto durch deine selbstständige Arbeit ein, kannst du bis zu (3.000 Euro * 0,19 =) 570,00 Euro vom Finanzamt überwiesen bekommen.

„Bis zu“, weil es auch steuerfreie Umsätze gibt, wenn du zum Beispiel eine (noch 😉 ) kleinunternehmende Designerin beauftragst, und weil es auch Umsätze gibt, die nicht zu 19 % versteuert werden, sondern dem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegen.

Für ein junges Unternehmen sind 570,00 Euro oft ein riesiger Batzen Geld.

Aber Vorsicht: Du kannst nicht jedes Jahr Verluste machen! Unterschreitest du gewisse Umsatzgrenzen oder zieht sich diese Phase über mehrere Jahre, kann deine Selbstständigkeit (auch rückwirkend) als Liebhaberei anerkannt werden. Dann musst du alles zurückzahlen – auch rückwirkend!

Fazit zur freiwilligen Umsatzsteuerpflicht

Freiwillig umsatzsteuerpflichtig als Kleinunternehmer zu sein, lohnt sich meines Erachtens vor allem für schriftstellernahe Dientleister, die Rechnungen ausstellen und sich eine hauptberufliche Selbstständigkeit aufbauen wollen.

Autorinnen und Autoren, die tatsächlich nur Bücher verkaufen und Lesungen halten, profitieren meiner Meinung nach nicht genug von der freiwilligen Umsatzsteuerpflicht, als dass sich der ganze Aufwand lohnt.

Aber das ist nur meine Meinung. Was ist deine Meinung? Bist du umsatzsteuerpflichtig? Schreib es mir gerne in die Kommentare.