Vor ein paar Monaten habe ich aus knapp 1.300 Aufgaben gerade Mal Plus Minus 20 Aufgaben gemacht. Wie ich das gemacht habe, versuche ich dir in diesem Artikel zu erklären. Es geht darum, Aufgaben auszumisten, zu delegieren, zu automatisieren und einzustampfen sowie zu verschieben.
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Das Chaos im Kopf
Wenn das Chaos im Kopf zum Chaos in der To-Do-Liste wird, kann ein Trello-Board schonmal auf 1.300 Aufgaben heranwachsen. Das war mein Rekordhoch, und ich hatte völlig die Übersicht verloren. Das Board meiner Assistentin begann auch, entsprechend zu wachsen und so kann keine Unternehmerin funktionieren. Vielleicht eine Selbstständige, die selbst und ständig nur ihre eigene Arbeit organisiert, aber nicht jemand, der wachsen und das Team deutlich vergrößern will.
Zu all den Aufgaben gehörten neben Notizen und tatsächlichen, terminierten Teilaufgaben und Zwischenzielen vor allem Ideen, die ich einfach ins Board geschmissen habe, um mir selbst Vertrauen vorzugaukeln. Denn mein mangelndes Selbstvertrauen hat sich darin geäußert, dass ich Aufgaben wie „Buchhaltung Januar“, „Buchhaltung Februar“ und „Buchhaltung März“ als gesonderte To-Dos notiert habe, und dann hatte ich im Januar eines jeden Jahres schon einen Termin für die Buchhaltung für November – weil ich mir nicht vertraut habe, dass ich in Zukunft an etwas denken würde.
Dazu kam dann eine katastrophale Listen-Ordnung. Darüber habe ich schon neulich geschrieben, als ich einen Artikel nur über meine aktuelle Trello-Strategie veröffentlicht habe.
Aufgaben ausmisten: So bin ich vorgegangen
Ich bin zunächst total planlos an meine Aufgaben rangegangen. Im Nachhinein konnte ich aber zunächst drei Kategorien von Aufgaben schnell ausmisten:
Erstens: Kann weg.
Es waren nicht besonders viele, aber manche Aufgaben können einfach weg. Ich habe nicht oft den Mut, mich von einem Plan zu verabschieden, aber bei meinem Marketing-Blog „Show, don’t Tell“ habe ich es getan: Ich habe ihn abgeblasen. Projekt gescheitert. Manchmal ist das nötig. Also: Was raus kann, mach‘ weg! Eliminiere alles, was dir nicht wirklich am Herzen liegt.
Zweitens: Macht wer anders.
Delegieren will gelernt sein. Ich habe neulich schon darüber geschrieben, wie du dazu kommst, Aufgaben delegieren zu können und dafür nicht einmal viel Geld in die Hand nehmen musst. Wenn du etwas delegieren möchtest, dann delegier es. Solange es geht, tu es. Und, was ich in diesem Schritt noch für mich entdeckt habe: Delegiere es, an eine Aufgabe zu denken! Wenn ich im März schon weiß, dass ich im Oktober eine gewisse Sache erledigt haben möchte, etwa ein Korrektorat, dann schreibe ich das meiner Korrektorin schon jetzt. Ich sage ihr, dass sie sich dann im September nochmal mit einem verbindlichen Angebot melden soll – und schon kann die Aufgabe aus meinem Kopf und aus meiner Liste. Sie wird als E-Mail später wieder erscheinen. Anders herum biete ich das auch meinen Kund*innen an. Ich habe eine Kundin, die bucht mich immer schon über ein Jahr im Voraus (sie hat eine extrem gute Zeitplanung übrigens). Für so etwas lege ich eine Karte an und stelle sie zurück: Die Wiedervorlage geschieht dann frühestens zwei Monate vor dem Termin und ich weiß jetzt, dass ich bis die Aufgabe wieder auftaucht, nicht daran denken muss.
Drittens: Kann in eine Collection
Collections funktionieren nicht nur im Bullet Journal gut. In Trello habe ich 379 Ideen in einer(!) Karte vereint. Es gibt Checklisten für Artikel-Ideen, für Buchideen, für Geschäftsideen und so weiter und so fort. Diese Liste wohnt in meinem Archiv und wird ein Mal im Monat rausgeholt, wenn die Aufgabe „Ideen-Liste ausmisten“ dran ist. Das heißt: Alle Ideen, die ich lose formuliert in die Ideen-Liste werfe, wird ein Mal im Monat überprüft. Lohnt es sich, die Idee aufzubewahren? Dann bleibt sie. Außerdem kann ich bei der Monatsplanung Ideen aus der Liste rausziehen und in Aufgaben umwandeln, wenn ich Zeit und Lust habe, sie in die Realität umzusetzen.
Viertens: Automatisieren
Aufgaben wie „Buchhaltung Januar“, „Buchhaltung Februar“ und „Buchhaltung März“ habe ich automatisiert. Es gibt nur noch eine Aufgabe, die „Buchhaltung“ heißt, und sie enthält automatische Fristen. Monatlich landet die Aufgabe zum letzten Tag des Vormonats auf meiner „Demnächst“-Liste, und ich kann die Aufgabe dann individuell planen.
Automatisierungen habe ich außerdem beim Ausmisten der Ideen-Liste, bei E-Mails (denn mein Posteingang ist planmäßig ein Mal wöchentlich auf Null!), aber auch Buchensemble-Rezensionen, die Redaktion und weitere Aufgaben sind Karten, die regelmäßig aus dem Archiv aufploppen und zuverlässig da sind, wenn sie auch wirklich da sein dürfen.
Fünftens: Zurückstellen
Es lebe die Wiedervorlage! Ich stelle immer alle Aufgaben zurück, die nicht in diesem Monat fällig sind. Das heißt auch, dass ich am 27. Februar noch nicht sehe, was Vergangenheitskia als „fällig am 03.03.2021“ markiert hat. So ist das dann eben, und daraus ergeben sich Prioritäten. Insgesamt sind die Aufgaben dadurch nicht weg, sondern kommen zu einem späteren Zeitpunkt wieder, aber sie halten meine To-Do-Liste schlank und effektiv. Denn nichts lenkt mich mehr ab als Aufgaben, bei denen ich noch keine Ahnung habe, wie ich sie in meiner Zeit unterbringen soll.
Die schlanke To-Do-Liste
Mit diesen Kategorien habe ich schon die allermeisten Aufgaben verknappt und die Aufgaben ordentlich ausgemistet. Mein Ziel für 2021 ist eine leere To-Do-Liste zum 30. November, denn in den letzten zwei Jahren musste mein Dezember-Urlaub wegen zu vielen Aufgaben ausfallen.
Es gibt natürlich kein Patentrezept dafür, und dennoch habe ich das Gefühl, ein solches für mich gefunden zu haben. Vielleicht funktioniert das alles bei dir hervorragend, vielleicht auch gar nicht. Ich weiß nicht, wie du deine Aufgaben sortierst, wie du mit Ideen umgehst und ob du eine schlanke To-Do-Liste wie ich erstrebsam findest wie ich.
Aber du kannst mir davon erzählen, und zwar in den Kommentaren unter diesem Artikel! Ich bin sehr gespannt, von dir zu lesen.
Alles Liebe,
Kia
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