Wenn du mir in den letzten Monaten auf Social Media gefolgt bist, hast du sicherlich mitbekommen, dass sich unser Team um eine Mitarbeiterin erweitert hat. Diese Mitarbeiterin ist die erste, die nicht freiberuflich, sondern in abhängiger Beschäftigung mit mir zusammen arbeitet. Es geht um Angestellte. Wie man Arbeitnehmer*innen anmeldet und die ganze Sozialversicherungs-, Lohnsteuer- und Mindestlohngeschichten hinkriegt, erkläre ich dir in diesem Artikel.

Meine Vorbildung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Doch eines vorab: Dieser Artikel ist von mir verfasst worden. Von einer Person, die seit dem 01.10.2021 ihre erste Angestellte beschäftigt und sich ohne großartiges Vorwissen durch die Prozesse gekämpft hat.

Ich möchte die Anmeldung von Arbeitnehmenden für Unternehmer wie mich einfacher machen, ohne dass eine externe Lohnbuchhaltung beauftragt werden soll.

Die Arbeit in der Kanzlei als Steuerfachangestellte war viel einfacher: Mit „LODAS“, der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware von DATEV, war das Ganze zentralisiert, automatisiert und mit über 200 Angestellten und Arbeitern, die ich damals abgerechnet habe, hatte ich auch Routine. Die Autorin des Aritkels hat also Vorbildung, aber die Routine ist schon seit 2016 unterbrochen.

 

Was gehört zum Lohn und Gehalt?

Während ich als Selbstständige Umsatzsteuer, Einkommensteuer, (ggfs. auch Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer) und die Krankenversicherung, Betriebshaftpflichtversicherung und den IHK-Beitrag abführen muss, kommen bei Angestellten andere Abgaben auf mich zu.

Zum Lohn und Gehalt gehören konkret die folgenden 10 Abgaben, die über das Geld, das der Arbeitnehmer erhält, hinaus gezahlt werden müssen:

Lohnsteuer

Abhängig von der Steuerklasse des Arbeitnehmers. Wird direkt vom Gehalt abgezogen und je nach Höhe der Lohnsteuer jährlich, quartalsweise oder monatlich an das Finanzamt abgeführt. Arbeitnehmer verrechnen die gezahlte Lohnsteuer in ihrer Einkommensteuererklärung mit der tariflichen Steuerlast und können (meist durch Angabe hoher Werbungskosten) Steuererstattungen erhalten. Die Lohnsteuer bemisst sich flexibel nach der Höhe des Gehalts.

Kirchensteuer

Wer in Bayern oder Baden-Württemberg lebt und arbeitet, zahlt 8 % Kirchensteuer. Für alle anderen Bundesländer beträgt die Kirchensteuer 9 % der Einkommensteuer.

Solidaritätszuschlag

Der Solidaritätszuschlag beträgt 5,5 % der Einkommensteuer und wird nur noch ab einem jährlichen Einkommen ab 73.000 Euro fällig.

Krankenversicherung

Die Krankenversicherung bekommt 14,6 % des Bruttogehalts. Davon trägt der Arbeitnehmer die eine Hälfte, die andere Hälfte trägt der Arbeitgeber. Hinzu kommt der Zusatzbeitrag der Krankenkasse. Bei der AOK Niedersachsen sind es günstige 0,8 %, bei der DAK Gesundheit sind es 1,5 %. In dem Rahmen bewegt sich dieser Zusatzbeitrag. Auch dieser wird jeweils hälftig von beiden Parteien getragen. Früher war das anders, da mussten Arbeitnehmer den Zusatzbeitrag selbst zahlen.

Pflegeversicherung

Die Pflegeversicherung kostet 3,05 % für Arbeitnehmer unter 23 und bei Arbeitnehmer, die Kinder haben. Wer älter als 23 ist und keine Kinder hat, zahlt 3,3 Prozent. Ich als Arbeitgeberin zahle davon die Hälfte: Das sind 1,525 Prozent.

Arbeitslosenversicherung

Die Arbeitslosenversicherung finanziert das Arbeitslosengeld 1, sollte ein Arbeitnehmer mal in die Situation kommen, es zu brauchen. Aber auch Kurzarbeitergeld wird durch die Agentur für Arbeit unterstützt. Hierfür fallen 2,4 % vom Brutto an. Auch das zahlen Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils zur Hälfte.

Rentenversicherung

Der Beitrag zur gesetzlichen Rentenversicherung beträgt 18,6 % des Bruttolohns. 9,3 % für jeden.

Unfallversicherung

Der Beitrag zur Unfallversicherung wird über die Berufsgenossenschaften abgeführt. Dieser „BG-Beitrag“ kann variieren und hat auch mit der Gefahrengruppe der Tätigkeit und dem Gehalt der Arbeitnehmer zu tun.

Umlage 1

Die Umlage 1 wird vom Arbeitgeber allein bezahlt. Diese Pflichtbetrag geht an die Krankenversicherung und ist für die Finanzierung von Arbeitsausfällen. Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall der Arbeitnehmer wird nämlich von der Krankenkasse unterstützt, bevor nach 6 Wochen Krankheit am Stück das Krankengeld greift.

Umlage 2

Die Umlage 2 ist die „Schwangerschaftsumlage“. Mit dieser Zahlung sollen finanzielle Belastungen, die durch den Mutterschutz entstehen. Die Umlage 2 ist dabei logischerweise bei jedem Arbeitnehmer und jeder Arbeitnehmerin zu zahlen und nicht nur bei weiblichen Arbeitnehmerinnen: Denn an einer Schwangerschaft sind in den meisten Fällen beide Geschlechter beteiligt.

 

So meldet man einen Arbeitnehmer an

Kein Gedanke fühlt sich deutscher an, als wenn man jetzt zehn Behörden abklappern und zehn Anträge ausfüllen müsste. Aber hier kannst du aufatmen, wenn du einen Arbeitnehmer anmelden möchtest. Die Krankenkassen regeln eine Menge! Doch zuerst meldest du dich bei der Agentur für Arbeit.

Die Agentur für Arbeit gibt dir eine Betriebsnummer, wenn du den „Antrag auf Erteilung einer Betriebsnummer“ ausgefüllt hast. Das geht online unter: https://con.arbeitsagentur.de/prod/apok/bno-ui/index.html#/start

Sobald du eine Betriebsnummer hast, kannst du übrigens auch Stellenausschreibungen bei der Jobbörse der Agentur für Arbeit einreichen und veröffentlichen. Das kann ich sehr empfehlen. Viele sehr gute und hochqualifizierte Bewerbungen kamen über diese Seite (Mein Vergleich: Indeed und LinkedIn)!

Mit der Betriebsnummer kannst du nun weiter zur Krankenversicherung gehen. Melde deinen Arbeitnehmer bei der Krankenkasse an. Und zwar bei der Krankenkasse, die der Arbeitnehmer gewählt hat. Für diese Anmeldung kannst du dich auf https://standard.gkvnet-ag.de/svnet/ anmelden.

Anschließend geht’s zur Berufsgenossenschaft. Die Anmeldung geht hier auch bequem online und ist in wenigen Minuten erledigt. Ich habe meinen Betrieb bei der Berufsgenossenschaft „Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse“ angemeldet. Grob gesagt ist alles mit Grafikdesign, Mediengestaltung und Büchern hier zuzuordnen, denn Bücher sind Medien. Es gibt aber auch eine Berufsgenossenschaft für Verwaltung, also bei anderen „Schreibtisch-Berufen“ ist eine andere Berufsgenossenschaft zuständig. Die Online-Anmeldung der BG ETEM findest du hier: https://www.bgetem.de/betriebsanmeldung

 

Was nach der Anmeldung zu tun ist

Nun sind noch dreierlei zu tun:

Lohnabrechnungssoftware installieren

Du brauchst eine Lohnabrechnungssoftware. Fang bloß nicht damit an, das irgendwie mit Excel zu rechnen und alle Überweisungen händisch und dennoch pünktlich rauszuschicken. Ich mache meine Lohnbuchhaltung mit Lexoffice Lohn.

In Lexoffice Lohn erstelle ich meine Angestellten, gebe sämtliche Daten aus dem Personalfragebogen und dem Arbeitsvertrag ein und kann dort ganz bequem die monatliche Abrechnung erstellen – samt Zusatzleistungen, Urlaubs- und Krankheitstage-Verwaltung und durch die Anbindung an mein Geschäftskonto werden alle Zahlungen automatisch überwiesen (zumindest, bis ich SEPA-Lastschriftmandate für alle Stellen habe).

Lastschriftmandate, Lastschriftmandate, Lastschriftmandate!

Sicherlich ist dir aufgefallen, dass ich in diesem Artikel keine einzige Zahlungsfrist genannt habe. Denn ich muss sie gar nicht wissen. Um keine Frist zu verpassen, richte ich für alles SEPA-Lastschriftmandate ein. Die Berufsgenossenschaft schickt mir das innerhalb von zwei Wochen nach der Anmeldung per Post, die Krankenkasse hat auch schon etwas losgeschickt. Und dem Finanzamt habe ich ohnehin schon eines für Umsatz- und Einkommensteuer erteilt; die dürfen sich also jetzt auch lohnsteuertechnisch an meinem Konto bedienen. Lastschriftmandate machen das Leben so viel leichter und du kannst bei der monatlichen Lohnabrechnung dann das in den Fokus rücken, worum es eigentlich geht: Das Geld, das bei deiner Arbeitnehmerin auf dem Konto landet. 😉

Durchkalkulieren!

Natürlich musst du wissen, welche Ausgaben auf dich zukommen. Ich habe das Gefühl, das Internet ist ein Internet für Arbeitnehmer*innen, und so war es für mich tatsächlich ziemlich umständlich und umfangreich, all diese Informationen zusammenzutragen. Inzwischen habe ich aber einen Rechner gefunden, der die Kosten des so genannten Arbeitgeberbruttos großartig aufschlüsseln kann. Probiere ihn selbst aus! https://www.nettolohn.de/rechner/gehaltsrechner-fuer-arbeitgeber/ergebnis.html

Bei einem Bruttogehalt von 1.500 Euro, die der Arbeitnehmer bekommt, komme ich auf Kosten von 1.872,23 Euro (1,5 % KV-Zusatzbeitrag). Rechne es mal probeweise nach!

 

Wow, das war eine Menge Text für einen Prozess, der eigentlich viel schneller über die Bühne gehen könnte, als es bei mir gedauert hat. Ich hoffe sehr, dass dieser Artikel Leuten hilft, die in einer ähnlichen Situation sind wie ich war und dass du es jetzt etwas übersichtlicher und bequemer hast.

Alles Liebe,

Kia



Die Artikel aus der Reihe “Autoren an der Steuer” und dieser Artikel darüber, wie du einen Arbeitnehmer anmelden kannst, wurden nicht von einem Steuerberater verfasst und ersetzen keine professionelle Beratung. Für individuelle Beratung suche bitte einen Steuerberater auf. Mein Ziel ist es lediglich, allgemeine Informationen auf dem Gebiet der Steuern für meine Leser*innen bereitzustellen und insbesondere Autor*innen und Kreativen Hilfen zur Orientierung an die Hand zu geben. Alle Angaben ohne Gewähr. Beachte das Datum der Veröffentlichung dieses Artikels – Steuergesetze können sich jährlich ändern!

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