Kontenübersicht prüfen: Das bringt’s!

25 Feb 2022 | Autoren an die Steuer | 0 Kommentare

Eine Kontenübersicht hilft dir dabei, nicht den Überblick zu verlieren. Hier werden dir alle Kontensalden, die sich durch deine Buchhaltung ergeben, auf einer Seite präsentiert. So behältst du jederzeit deinen Umsatz, deine Ausgaben und deine Gewinnermittlung im Blick. Wenn du unternehmerisch an deine Selbstständigkeit rangehst, kannst du die Kontenübersicht auch zur Analyse nutzen. Welche Vorteile dir das bringt, erkläre ich dir in diesem Artikel.

Was befindet sich in einer Kontenübersicht

In der Kontenübersicht findest du alle Buchhaltungskonten. Alle Geschäftsvorfälle werden auf die jeweiligen Konten gebucht und die Konten bilden sogenannte Salden (Singular: Saldo). Geschäftsvorfälle beinhalten alle Einkäufe von Waren und Leistungen, Aufwendungen für Räumlichkeiten wie Büros, Angestellte, sowie Werbe-, Reise- und Verwaltungskosten. Aber auch unentgeltliche Wertabgaben, Abschreibungen oder sonstige Buchungen, die sich nicht aus Geldflüssen ergeben, kannst du in deiner Kontenübersicht überprüfen, nachdem du sie gebucht hast.

Die Kontenübersicht in Lexoffice

Schaust du dir deine Kontenübersicht in Lexoffice an, hast du erstmal alle Konten übersichtlich in einer Liste aufgestellt. Du hast also direkt einen Überblick über alle Salden. Um mehr ins Detail zu gehen, wählst du einen Zeitraum aus, über den die Kontenübersicht angezeigt werden. Du kannst beispielsweise schauen, was im letzten Monat auf deinen Konten passiert ist oder auch, welche Bewegungen es im ersten Quartal des Jahres gegeben hat.

Zu den Sachkonten zählen zum Beispiel Wareneingänge und Warenausgänge oder Abschreibungen. Unter den Personenkonten findest du alle Kunden und Lieferanten.

Durch Klick auf ein entsprechendes Konto bekommst du einige Details angezeigt. Unter anderem, was es für ein Konto ist, welche Steuern auf dem Konto eine Rolle spielen und wann es die bisher letzte Buchung auf das Konto gab.

Klicke in Lexoffice auf „Kontoauszug anzeigen“, um in das Konto hineinsehen und alle Buchungen anzeigen lassen zu können.

Schaust du dir einen Kontoauszug an, bekommst du alle Ein- und Ausgänge präsentiert. Hier siehst du zu jeder Position Soll und Haben. In der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle auf zwei Konten festgehalten. So hast du jeweils eine Sollseite und eine Habenseite. Das entsprechende Gegenkonto kannst du von deinem Kontoauszug aus direkt ansteuern. Am Ende des Kontoauszugs wird dir natürlich auch die Summe der Umsätze angezeigt.

Du kannst die Kontenübersicht auch mit nur einem Klick ausdrucken, um sie zum Beispiel deiner Steuerberatung zur Verfügung zu stellen. Alternativ kannst du deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin auch einen Zugriff auf deinen Lexoffice-Account geben. So liegen immer alle wichtigen Daten direkt vor.

Welche Konten bilden was ab?

In der Kontenübersicht gibt es viele verschiedene Konten, die alle einen anderen Aspekt abbilden. Dadurch hast du immer genau im Blick, wofür du Geld investiert oder eingenommen hast. Unterschiedliche Konten geben dir dabei unterschiedliche Einblicke.

Nachvollziehbarkeit

Manche Konten bilden nachvollziehbare Werte ab:

Im Konto „Werbung“ siehst du all deine Werbekosten. Jede Position ist nach deiner Ausgabe benannt. Dadurch hast du direkt im Blick, welche Marketingmaßnahmen du genutzt hast und was sie dich gekostet haben.

Deine privaten Steuern bekommst du übersichtlich aufgelistet im Konto „Privatsteuern“. Hier siehst du ganz genau, wie viel Einkommensteuer, Kapitalertragsteuer oder beispielsweise Kirchensteuer du ans Finanzamt abgibst – hier kannst du auch am Ende eines Jahres prüfen, ob alle Vorauszahlungen, die du tatsächlich geleistet hast (die also in diesem Konto stehen), auch auf dem Steuerbescheid des Finanzamts verrechnet wurden.

Willst du deine Portokosten kontrollieren, gibt es dafür das „Porto“-Konto. Für Reinigungskosten das „Reinigung“-Konto. Weitere Konten für verschiedene Posten geben dir die entsprechenden Einblicke.

Wichtige Informationen

Andere Konten geben dir Informationen darüber, ob bei der Buchhaltung alles korrekt verläuft:

Auf den Konten „Geldtransit“ und „Durchlaufende Posten“ muss der Saldo nach erledigter Buchhaltung „0“ sein, ansonsten ist bei der Buchhaltung etwas schiefgelaufen. In der Kontenübersicht siehst du mit einem Blick, wenn das der Fall ist und kannst dementsprechend sofort reagieren.

Die Differenz aus den Konten „Abziehbare Vorsteuer“ und „Umsatzsteuer“ ist der aktuelle Umsatzsteuer-Betrag, den du zum nächsten Voranmeldezeitraum an das Finanzamt zahlen musst. Allerdings solltest du beachten, dass es sowohl für die abziehbare Vorsteuer (7 % und 19 %) als auch für die Umsatzsteuer (7% und 16 %) jeweils zwei Konten gibt.

Der Saldo eines Bankkontos ist immer der tatsächliche Kontostand auf der Bank. Weicht das voneinander ab, ist etwas nicht richtig und du solltest dich darum kümmern.

Analysiere deine Kontenübersicht!

Mit diesem Wissen kannst du kluge Schlüsse aus deiner Kontenübersicht ziehen. Du kannst beispielsweise deine Kontenübersicht aus dem Jahr 2020 und die aus dem Jahr 2021 gegenüberstellen. In dieser Gegenüberstellung kannst du einfach aufschlüsseln, wie sich deine finanzielle Situation innerhalb des Jahres entwickelt hat. Wo hast du mehr ausgegeben, wo weniger, wo würde mehr oder weniger sinnvoll sein? Diese Fragen lassen sich durch diese Gegenüberstellung gut beantworten.

Stellst du beispielsweise fest, dass die Umsätze deines Unternehmens gestiegen, die Werbekosten gleichzeitig aber gesunken sind, wächst dein Unternehmen offenbar, ohne teure Werbung nötig zu haben.

Sind deine Umsätze um 20 % gestiegen, aber deine Betriebsausgaben um 40 %? Das solltest du im Auge behalten, denn wenn sich diese Entwicklung so fortsetzt, gibst du in Zukunft mehr Geld aus, als du einnimmst.

Sind deine Umsätze gestiegen, aber die vereinnahmte Umsatzsteuer ist deutlich niedriger als im Vorjahr? Dann hatte womöglich deine Werbekampagne in der Schweiz Erfolg, denn deine Kunden aus der Schweiz zahlen in Deutschland keine Umsatzsteuer.

Es gibt noch einige Beispiele, die du in der Kontenübersicht wunderbar analysieren lassen. Um genau zu sein, lässt sich hier so gut wie jeder finanzielle Aspekt gegenüberstellen und analysieren. Umsätze, Gewinne, Verluste, Bilanzen und alles, was du sonst noch brauchst, kriegst du bei Lexoffice mit einem Klick geboten. Ich habe jedenfalls großen Spaß daran. Probier auch du aus, was die Buchhaltung dir so alles offenbaren kann! Es gibt keinen Grund, Scheu vor Zahlen zu haben 😉

Wie du siehst, kannst du die Kontenübersicht sehr gut zu verschiedenen Zwecken nutzen. Sei es, um den Überblick zu behalten, schnell auf Fehler reagieren zu können, eine aussagekräftige Prüfung oder eine genaue Analyse. Ein Blick in die Kontenübersicht lohnt sich immer.

Nutzt du bereits eine Kontenübersicht?

Alles Liebe,

Kia Kahawa

Die Artikel aus der Reihe “Autoren an der Steuer” wurden nicht von einem Steuerberater verfasst und ersetzen keine professionelle Beratung. Für individuelle Beratung suche bitte einen Steuerberater auf. Mein Ziel ist es lediglich, allgemeine Informationen auf dem Gebiet der Steuern für meine Leser*innen bereitzustellen und insbesondere Autor*innen und Kreativen Hilfen zur Orientierung an die Hand zu geben. Alle Angaben ohne Gewähr. Beachte das Datum der Veröffentlichung dieses Artikels – Steuergesetze können sich jährlich ändern!

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